La création d'une GmbH nécessite obligatoirement l'authentification notariale des statuts. Cet article décrit le processus, de la préparation jusqu'à l'inscription au registre du commerce.
L'authentification notariale comme condition de création
La société à responsabilité limitée (GmbH) est la forme juridique la plus fréquemment choisie pour les sociétés de capitaux en Allemagne. Sa création requiert, conformément au § 2 Abs. 1 GmbHG, l'authentification notariale des statuts (Satzung). Il en va de même pour la Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) en tant que forme particulière de la GmbH.
Préparation : les décisions à prendre en amont
Avant de se rendre chez le notaire, les fondateurs doivent clarifier les points suivants :
- Dénomination sociale : le nom de la société doit comporter le suffixe « GmbH » ou « Gesellschaft mit beschränkter Haftung » et doit être vérifié auprès de l'IHK quant à son admissibilité.
- Siège social : le siège statutaire doit être situé en Allemagne.
- Objet social : la description de l'activité commerciale doit être suffisamment précise.
- Capital social : au minimum 25 000 euros pour la GmbH, au minimum 1 euro pour la UG (haftungsbeschränkt).
- Associés et parts sociales : répartition du capital social entre les associés.
- Direction : désignation du ou des gérants.
Documents requis pour le rendez-vous d'authentification
Les associés doivent apporter les documents suivants au rendez-vous :
- Carte d'identité ou passeport en cours de validité
- Pour les personnes morales en qualité d'associé : extrait du registre du commerce et justificatif du pouvoir de représentation
- Le cas échéant, les autorisations nécessaires pour les activités soumises à agrément
Si un associé ne peut être présent en personne, une procuration notariée est requise.
Le rendez-vous d'authentification
Lors du rendez-vous, le notaire donne lecture des statuts et en explique les différentes dispositions. L'authentification est ensuite finalisée par la signature de l'ensemble des associés.
Parallèlement, les décisions suivantes sont généralement prises et authentifiées :
- Nomination du gérant
- Demande d'inscription au registre du commerce
- Le cas échéant, déclarations conformément au § 8 GmbHG (attestation du gérant)
Protocole type ou statuts individualisés ?
Pour les créations simples comptant jusqu'à trois associés et un gérant, la procédure simplifiée utilisant le protocole type légal (annexe au § 2 Abs. 1a GmbHG) peut être utilisée. Celle-ci réduit les formalités et les coûts, mais offre moins de flexibilité.
Des statuts individualisés sont recommandés lorsque :
- Plus de trois associés sont impliqués
- Des dispositions particulières concernant les assemblées générales, les droits de vote ou la répartition des bénéfices sont souhaitées
- Des clauses de succession, de restriction de cession des parts ou de non-concurrence doivent être intégrées
- Des dispositions dérogatoires en matière de direction sont envisagées
Après l'authentification : les étapes jusqu'à l'inscription
Après l'authentification, les étapes suivantes sont nécessaires :
- Libération du capital social : au moins la moitié de la valeur nominale de chaque part et un total d'au moins 12 500 euros (pour la GmbH) doivent être versés sur le compte professionnel.
- Ouverture d'un compte professionnel : une copie certifiée conforme de l'acte de création est nécessaire à cet effet.
- Demande d'inscription au registre du commerce : le notaire transmet la demande par voie électronique au tribunal d'enregistrement.
- Inscription au registre du commerce : la GmbH acquiert la personnalité juridique lors de l'inscription. Jusqu'à ce moment, elle fonctionne en tant que « GmbH in Gründung » (GmbH i.G.).
Déclaration d'activité et immatriculation fiscale
Après la création, l'activité doit être déclarée auprès du bureau de commerce compétent. En outre, l'immatriculation fiscale auprès de l'administration fiscale doit être effectuée, ce qui nécessite de remplir le questionnaire d'immatriculation fiscale.
Coûts
Les frais de notaire sont calculés sur la base du capital social. Pour la création d'une GmbH avec le capital social minimum de 25 000 euros et utilisant le protocole type, les frais de notaire s'élèvent à environ 190 euros (tarif 0,5). Pour des statuts individualisés, un tarif de 2,0 s'applique, soit environ 324 euros pour un capital social de 25 000 euros. S'y ajoutent les frais d'inscription au registre du commerce, de certifications et d'enregistrement.
