DATEV Unternehmen online revolutioniert die Zusammenarbeit zwischen Mandant und Steuerberater. Unser Leitfaden zeigt Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie die Plattform optimal nutzen – vom Belegupload bis zum automatisierten Zahlungsverkehr.
Digitale Buchhaltung mit DATEV Unternehmen online: Leitfaden für Mandanten
Die Digitalisierung der Buchhaltung ist kein Zukunftsthema mehr – sie ist Gegenwart. Dennoch arbeiten viele Unternehmen nach wie vor mit Papierbelegen, physischen Ordnern und dem monatlichen Pendelordner zum Steuerberater. Dabei bietet DATEV Unternehmen online eine ausgereifte Plattform, die den gesamten Belegfluss digitalisiert und die Zusammenarbeit mit der Steuerkanzlei grundlegend vereinfacht. Dieser Leitfaden richtet sich an Mandanten, die den Umstieg planen oder gerade erst begonnen haben.
Warum DATEV Unternehmen online?
Die Vorteile im Überblick
DATEV Unternehmen online ist die cloudbasierte Mandantenplattform der DATEV eG, die speziell für die Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Steuerberatungskanzleien entwickelt wurde. Die wesentlichen Vorteile sind:
- Echtzeit-Zugriff auf alle Belege und Auswertungen
- Ortsunabhängiges Arbeiten – Belege können von überall hochgeladen werden
- Automatisierte Belegverarbeitung durch OCR-Texterkennung
- Revisionssichere Archivierung gemäß GoBD
- Nahtlose Integration in den DATEV-Workflow der Steuerkanzlei
- Reduzierung von Fehlerquellen durch automatisierte Prozesse
Für wen eignet sich die Plattform?
DATEV Unternehmen online eignet sich grundsätzlich für Unternehmen jeder Größe, die mit einer DATEV-nutzenden Steuerkanzlei zusammenarbeiten. Besonders profitieren:
- Kleine und mittlere Unternehmen mit überschaubarem Belegvolumen
- Unternehmen mit mehreren Standorten oder remote arbeitenden Teams
- Betriebe mit hohem Belegaufkommen, die den Papierfluss reduzieren möchten
- Wachsende Unternehmen, die ihre Prozesse skalierbar aufsetzen wollen
Einrichtung und Onboarding
Schritt 1: Registrierung und Zugang
Die Einrichtung von DATEV Unternehmen online erfolgt in Abstimmung mit Ihrer Steuerberatungskanzlei. Der typische Ablauf:
- Ihre Kanzlei richtet Ihren Mandantenzugang ein
- Sie erhalten eine DATEV SmartLogin-App oder einen DATEV SmartCard-Zugang für die sichere Authentifizierung
- Nach der Aktivierung können Sie sich unter unternehmen-online.datev.de anmelden
Schritt 2: Bankverbindungen einrichten
Einer der größten Effizienzgewinne entsteht durch die automatische Bankdatenabholung. Hierfür verbinden Sie Ihre Geschäftskonten mit DATEV Unternehmen online:
- Unterstützt werden alle gängigen deutschen Banken über die FinTS/HBCI-Schnittstelle
- Die Kontoumsätze werden täglich automatisch abgerufen
- Optional können Sie den Zahlungsverkehr direkt über die Plattform abwickeln
Schritt 3: Belegtypen konfigurieren
Gemeinsam mit Ihrer Kanzlei legen Sie fest, welche Belegtypen Sie nutzen möchten:
- Eingangsrechnungen (Kreditoren)
- Ausgangsrechnungen (Debitoren)
- Kassenbelege
- Sonstige Belege (Verträge, Kontoauszüge etc.)
Belege digitalisieren: So geht es richtig
Scannen und Fotografieren
DATEV Unternehmen online bietet mehrere Wege, Belege zu digitalisieren:
- Desktop-Scanner: Für größere Belegmengen empfiehlt sich ein Dokumentenscanner mit automatischem Einzug. DATEV bietet hierfür den DATEV Belegtransfer als Upload-Tool an
- DATEV Upload mobil App: Einzelne Belege können Sie direkt mit dem Smartphone fotografieren und hochladen
- E-Mail-Upload: Digitale Rechnungen im PDF-Format können direkt per E-Mail an eine individuelle Upload-Adresse gesendet werden
Qualitätsanforderungen
Damit die automatische Texterkennung optimal funktioniert, beachten Sie folgende Hinweise:
- Ausreichende Auflösung: Mindestens 300 dpi beim Scannen
- Gerade Ausrichtung: Belege möglichst gerade und vollständig erfassen
- Lesbarkeit: Thermopapier-Belege (Kassenzettel) möglichst zeitnah scannen, bevor die Schrift verblasst
- Einzelne Dateien: Jeder Beleg sollte als einzelnes Dokument hochgeladen werden
GoBD-konforme Verarbeitung
Nach den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern (GoBD) müssen digitalisierte Belege bestimmte Anforderungen erfüllen. DATEV Unternehmen online unterstützt Sie dabei:
- Unveränderbarkeit: Hochgeladene Belege werden revisionssicher gespeichert
- Protokollierung: Jede Änderung wird dokumentiert
- Verfahrensdokumentation: DATEV stellt eine Muster-Verfahrensdokumentation bereit, die an Ihre Prozesse angepasst werden kann
Automatisierter Zahlungsabgleich
So funktioniert das Matching
Einer der größten Produktivitätsgewinne von DATEV Unternehmen online liegt im automatisierten Zahlungsabgleich:
- Bankumsätze werden automatisch den hochgeladenen Eingangs- und Ausgangsrechnungen zugeordnet
- Das System lernt aus Ihren Zuordnungen und wird mit der Zeit immer treffsicherer
- Offene Posten werden automatisch aktualisiert
- Sie behalten jederzeit den Überblick über fällige Rechnungen und den Zahlungsstatus
Zahlungsverkehr direkt aus der Plattform
Optional können Sie Zahlungen direkt über DATEV Unternehmen online veranlassen:
- Sammelüberweisungen für mehrere Rechnungen gleichzeitig
- Terminierte Zahlungen zum Fälligkeitsdatum
- SEPA-Lastschriften einziehen (sofern Sie ein Lastschriftmandat haben)
- Freigabe-Workflows mit Vier-Augen-Prinzip für größere Beträge
Digitaler Dokumentenaustausch mit dem Steuerberater
Das Ende des Pendelordners
Mit DATEV Unternehmen online entfällt der physische Transport von Belegen. Stattdessen arbeiten Sie und Ihre Kanzlei am selben digitalen Belegbestand:
- Sie laden Belege hoch, die Kanzlei verbucht sie direkt
- Die Kanzlei stellt Ihnen Auswertungen (BWA, SuSa, offene Posten) digital bereit
- Rückfragen zu einzelnen Belegen erfolgen direkt am Beleg über eine Kommentarfunktion
- Jahresabschluss-Unterlagen werden digital ausgetauscht und freigegeben
Echtzeit-Auswertungen
Ein wesentlicher Vorteil der digitalen Zusammenarbeit: Sie haben zeitnahen Zugriff auf betriebswirtschaftliche Auswertungen:
- Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA): Monatliche Gewinn- und Verlustübersicht
- Summen- und Saldenliste (SuSa): Detaillierte Kontenübersicht
- Offene-Posten-Liste: Überblick über ausstehende Forderungen und Verbindlichkeiten
- Liquiditätsübersicht: Prognose der Zahlungsein- und -ausgänge
Die DATEV Upload mobil App
Funktionen der App
Die kostenlose DATEV Upload mobil App (verfügbar für iOS und Android) ermöglicht Ihnen:
- Belege fotografieren und sofort hochladen
- Belegtyp zuweisen (Eingangsrechnung, Kassenbeleg etc.)
- Notizen hinzufügen für den Steuerberater
- Spesenabrechnungen unterwegs erstellen
- Reisekosten dokumentieren und digital einreichen
Tipps für die mobile Nutzung
- Aktivieren Sie die automatische Erkennung – die App erkennt Belegränder automatisch
- Nutzen Sie gutes Licht und vermeiden Sie Schatten auf dem Beleg
- Laden Sie Belege zeitnah hoch – so vermeiden Sie Rückstände
- Nutzen Sie die Stapelverarbeitung für mehrere Belege am Stück
Freigabe-Workflows einrichten
Rechnungsfreigabe digitalisieren
Für Unternehmen mit mehreren Entscheidungsträgern bietet DATEV Unternehmen online digitale Freigabe-Workflows:
- Eingangsrechnungen werden nach dem Upload automatisch dem zuständigen Freigeber zugewiesen
- Der Freigeber prüft und genehmigt die Rechnung digital
- Nach Freigabe wird die Rechnung zur Zahlung vorgemerkt
- Das Vier-Augen-Prinzip wird automatisch dokumentiert
Konfiguration
Die Einrichtung der Freigabe-Workflows erfolgt in Abstimmung mit Ihrer Kanzlei:
- Definition der Freigabegrenzen (z. B. ab 500 Euro Freigabe durch Geschäftsführer)
- Festlegung der Vertretungsregelungen
- Einrichtung von Benachrichtigungen bei neuen Freigabeanfragen
Vom Papier zur digitalen Buchhaltung: Der Umstieg
Häufige Fehler beim Umstieg
- Parallelbetrieb zu lange aufrechterhalten: Wer gleichzeitig digital und analog arbeitet, verdoppelt den Aufwand. Setzen Sie einen klaren Stichtag
- Mitarbeiter nicht schulen: Investieren Sie in eine kurze Schulung für alle Beteiligten
- Unvollständiger Upload: Stellen Sie sicher, dass alle Belege digital erfasst werden – nicht nur die großen
- Fehlende Verfahrensdokumentation: Die GoBD verlangt eine Dokumentation Ihrer digitalen Prozesse
Tipps für einen reibungslosen Übergang
- Beginnen Sie mit dem neuen Geschäftsjahr oder einem neuen Quartal
- Starten Sie mit den Eingangsrechnungen – hier ist der Effizienzgewinn am größten
- Richten Sie eine feste Routine ein: tägliches Scannen oder wöchentlicher Upload-Tag
- Nutzen Sie die Schulungsangebote von DATEV und Ihrer Kanzlei
- Planen Sie eine Übergangsphase von 2–3 Monaten ein, in der Sie sich an die neuen Abläufe gewöhnen
Zeit- und Kostenersparnis in der Praxis
Die Erfahrung zeigt, dass Unternehmen durch den Umstieg auf DATEV Unternehmen online erhebliche Effizienzgewinne erzielen:
- 30–50 % weniger Zeitaufwand für die Belegbearbeitung
- Wegfall der Transportzeiten für Pendelordner
- Schnellere Monatsabschlüsse durch zeitnahe Belegverarbeitung
- Geringere Fehlerquote durch automatisierte Zuordnung
- Bessere Liquiditätssteuerung durch tagesaktuelle Bankdaten
- Reduzierung von Papier- und Archivierungskosten
Fazit
DATEV Unternehmen online ist mehr als ein reines Buchhaltungstool – es ist die Grundlage einer modernen, effizienten Zusammenarbeit zwischen Ihrem Unternehmen und Ihrer Steuerberatungskanzlei. Der Umstieg erfordert eine gewisse Anfangsinvestition in Einrichtung und Einarbeitung, zahlt sich aber durch Zeitersparnis, bessere Datenqualität und schnellere Auswertungen schnell aus.
Bei compleneo begleiten wir unsere Mandanten beim Umstieg auf DATEV Unternehmen online – von der Ersteinrichtung über die Schulung bis zur Optimierung der laufenden Prozesse. Sprechen Sie uns an, wenn Sie Ihre Buchhaltung auf das nächste Level heben möchten.
