Zum Jahresbeginn 2026 können zahlreiche Geschäftsunterlagen vernichtet werden. Erfahren Sie, welche Aufbewahrungsfristen gelten, welche Dokumente betroffen sind und worauf Sie achten müssen.
Archiv aufräumen: Welche Unterlagen dürfen 2026 in den Reißwolf?
Der Jahresanfang ist der ideale Zeitpunkt, um Ordner und Archivräume zu entrümpeln. Denn mit Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen zum 31. Dezember des Vorjahres dürfen zahlreiche Geschäftsunterlagen vernichtet werden. Doch Vorsicht: Wer Dokumente zu früh entsorgt, riskiert empfindliche Bußgelder und steuerliche Nachteile. Wer sie hingegen zu lange aufbewahrt, verschwendet Lagerkapazitäten und bindet unnötig Ressourcen.
Dieser Beitrag gibt Ihnen einen systematischen Überblick über die geltenden Aufbewahrungsfristen, zeigt Ihnen konkret, welche Unterlagen Sie ab dem 1. Januar 2026 vernichten dürfen, und weist auf häufige Stolperfallen hin.
Rechtsgrundlagen der Aufbewahrungspflichten
Die zentralen Vorschriften
Die Aufbewahrungspflichten für Unternehmen ergeben sich im Wesentlichen aus zwei Normen:
- § 147 Abgabenordnung (AO): Aufbewahrungspflicht für steuerlich relevante Unterlagen
- § 257 Handelsgesetzbuch (HGB): Aufbewahrungspflicht für Kaufleute
Beide Vorschriften sehen im Kern zwei Fristen vor:
| Frist | Gilt für |
|---|---|
| 10 Jahre | Buchungsbelege, Jahresabschlüsse, Bilanzen, Inventare, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen, Buchungsanweisungen, Organisationsunterlagen der Buchführung |
| 6 Jahre | Empfangene und abgesandte Handelsbriefe, sonstige steuerlich relevante Unterlagen (soweit nicht 10-jährige Frist gilt) |
Beginn der Aufbewahrungsfrist
Ein häufiger Fehler betrifft den Fristbeginn. Die Aufbewahrungsfrist beginnt nicht mit dem Datum des Dokuments, sondern mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem:
- die letzte Eintragung in das Handelsbuch gemacht wurde
- das Inventar, die Bilanz oder der Lagebericht aufgestellt wurde
- der Handelsbrief empfangen oder abgesandt wurde
- der Buchungsbeleg entstanden ist
- die Aufzeichnung vorgenommen wurde
Beispiel: Eine Rechnung vom 15. März 2015 unterliegt der 10-jährigen Aufbewahrungsfrist. Diese beginnt am 1. Januar 2016 und endet am 31. Dezember 2025. Die Rechnung darf also ab dem 1. Januar 2026 vernichtet werden.
Welche Unterlagen dürfen ab 2026 vernichtet werden?
Unterlagen mit 10-jähriger Aufbewahrungsfrist
Ab dem 1. Januar 2026 dürfen Sie Unterlagen mit 10-jähriger Frist vernichten, die aus dem Jahr 2015 oder früher stammen (letzte Buchung/Aufstellung in 2015):
- Jahresabschlüsse und Bilanzen aus 2015 und früher
- Buchungsbelege (Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge, Bewirtungsbelege) aus 2015 und früher
- Inventare aus 2015 und früher
- Lageberichte aus 2015 und früher
- Buchungsanweisungen und Buchungsjournale aus 2015 und früher
- Kassenberichte und Kassenbücher aus 2015 und früher
- Sachkonten und Kontenblätter aus 2015 und früher
- Lohn- und Gehaltsabrechnungen (als Buchungsbelege) aus 2015 und früher
Unterlagen mit 6-jähriger Aufbewahrungsfrist
Ab dem 1. Januar 2026 dürfen Unterlagen mit 6-jähriger Frist vernichtet werden, die aus dem Jahr 2019 oder früher stammen:
- Geschäftskorrespondenz (Handelsbriefe) aus 2019 und früher
- Angebote und Auftragsbestätigungen aus 2019 und früher
- Versicherungspolicen (nach Ablauf) aus 2019 und früher
- Mahnungen aus 2019 und früher
- Verträge (nach Beendigung) aus 2019 und früher
- Darlehensunterlagen (nach Rückzahlung) aus 2019 und früher
- Personalakten (nach Ausscheiden des Mitarbeiters) aus 2019 und früher
Wichtige Ausnahme: Laufende Betriebsprüfungen
Achtung: Solange eine Betriebsprüfung angekündigt oder noch nicht abgeschlossen ist, dürfen die betreffenden Unterlagen nicht vernichtet werden -- auch wenn die reguläre Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist (§ 147 Abs. 2 AO). Gleiches gilt bei:
- Laufenden Rechtsbehelfsverfahren (Einspruch, Klage) in steuerlichen Angelegenheiten
- Vorläufigen Steuerbescheiden -- hier können Unterlagen noch relevant werden
- Steuerstraf- oder Bußgeldverfahren
Sonderfristen und Spezialfälle
Unterlagen im Zusammenhang mit Grundstücken
Für Rechnungen über Bauleistungen an Grundstücken gilt eine Aufbewahrungspflicht von 2 Jahren nach § 14b Abs. 1 Satz 5 UStG -- auch für Privatpersonen. Diese Frist läuft jedoch häufig parallel zu längeren handels- und steuerrechtlichen Fristen.
Arbeitsrechtliche Unterlagen
Bestimmte arbeitsrechtliche Dokumente unterliegen eigenen Fristen:
- Arbeitszeitaufzeichnungen: 2 Jahre (§ 16 Abs. 2 ArbZG)
- Unterlagen zum Mindestlohn: 2 Jahre (§ 17 Abs. 2 MiLoG)
- Mutterschutz-Unterlagen: 2 Jahre nach der Entbindung
- Jugendarbeitsschutz-Unterlagen: Bis zur Vollendung des 18. Lebensjahres
Sozialversicherungsrechtliche Unterlagen
Beitragsnachweise und -abrechnungen für die Sozialversicherung müssen 5 Jahre aufbewahrt werden (§ 28f Abs. 1 SGB IV).
Umweltrechtliche und produkthaftungsrechtliche Unterlagen
Für bestimmte umwelt- und produkthaftungsrechtliche Dokumentationen gelten teilweise deutlich längere Fristen -- in Einzelfällen bis zu 30 Jahre. Prüfen Sie hier die branchenspezifischen Vorgaben sorgfältig.
Digitale Archivierung: GoBD-Anforderungen
Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung im digitalen Zeitalter
Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) des Bundesministeriums der Finanzen stellen klare Anforderungen an die digitale Archivierung:
- Unveränderbarkeit: Einmal archivierte Dokumente dürfen nachträglich nicht verändert werden können
- Vollständigkeit: Alle aufbewahrungspflichtigen Unterlagen müssen erfasst sein
- Ordnung: Dokumente müssen systematisch abgelegt und auffindbar sein
- Zeitgerechte Erfassung: Belege sind zeitnah nach Eingang zu digitalisieren
- Nachvollziehbarkeit: Der gesamte Archivierungsprozess muss dokumentiert sein
Ersetzendes Scannen
Papierdokumente dürfen grundsätzlich digital archiviert und anschließend vernichtet werden, sofern:
- Der Scanvorgang den GoBD-Anforderungen entspricht
- Eine Verfahrensdokumentation erstellt wurde
- Die digitalen Kopien bildlich identisch sind (kein Qualitätsverlust)
- Ein internes Kontrollsystem die Qualität der Digitalisierung sicherstellt
Ausnahme: Bestimmte Dokumente müssen im Original aufbewahrt werden, darunter notarielle Urkunden, Eröffnungsbilanzen (bei handschriftlicher Unterschrift) und Unterlagen mit beweisrechtlicher Bedeutung.
Anforderungen an die Speichermedien
- Revisionssichere Archivierung: Verwendung von Speichersystemen, die nachträgliche Änderungen ausschließen (z. B. WORM-Speicher)
- Regelmäßige Datensicherung: Backup-Konzept mit geografischer Redundanz
- Lesbarkeit sicherstellen: Dateiformate müssen über die gesamte Aufbewahrungsdauer lesbar bleiben (PDF/A empfohlen)
- Zugriffskontrolle: Nur autorisierte Personen dürfen auf archivierte Unterlagen zugreifen
Praktische Checkliste: Ihre jährliche Archivbereinigung
Gehen Sie bei der jährlichen Dokumentenvernichtung systematisch vor:
Schritt 1: Vorbereitung
- Prüfen Sie, ob laufende Betriebsprüfungen oder steuerliche Verfahren bestehen
- Klären Sie, ob vorläufige Steuerbescheide vorliegen
- Identifizieren Sie Unterlagen mit Sonderfristen
Schritt 2: Sichtung und Sortierung
- Trennen Sie Unterlagen nach Aufbewahrungsfristen (6 Jahre / 10 Jahre)
- Beachten Sie den korrekten Fristbeginn (Ende des Entstehungsjahres)
- Dokumentieren Sie, welche Unterlagen vernichtet werden
Schritt 3: Vernichtung
- Nutzen Sie einen zertifizierten Aktenvernichtungsdienst oder einen Shredder der Sicherheitsstufe P-4 oder höher (DIN 66399)
- Bei Datenträgern (Festplatten, USB-Sticks): Professionelle Datenträgervernichtung beauftragen
- Erstellen Sie ein Vernichtungsprotokoll mit Datum, Art und Umfang der vernichteten Unterlagen
Schritt 4: Digitale Archive prüfen
- Überprüfen Sie auch elektronische Archivierungssysteme auf löschfähige Bestände
- Beachten Sie die DSGVO-Löschpflichten für personenbezogene Daten nach Wegfall des Aufbewahrungszwecks
- Dokumentieren Sie die Löschung auch im digitalen Bereich
Fazit: Ordnung schaffen -- aber mit Bedacht
Die regelmäßige Bereinigung Ihres Archivs ist nicht nur eine Frage der Ordnung, sondern auch eine Pflicht: Die DSGVO verlangt die Löschung personenbezogener Daten, sobald der Aufbewahrungszweck entfallen ist. Gleichzeitig drohen bei vorzeitiger Vernichtung steuerrechtliche Konsequenzen.
Nehmen Sie sich daher einmal jährlich die Zeit für eine systematische Archivbereinigung. Dokumentieren Sie den Prozess sorgfältig und ziehen Sie im Zweifelsfall fachkundigen Rat hinzu.
compleneo unterstützt Sie bei der Einrichtung effizienter Archivierungsprozesse, der Prüfung Ihrer Aufbewahrungsfristen und der GoBD-konformen Umstellung auf digitale Archivierung. Sprechen Sie uns an -- wir bringen Ordnung in Ihre Unterlagen.
