Ab dem 1. Januar 2025 sind alle inländischen Unternehmer verpflichtet, elektronische Rechnungen im strukturierten Format empfangen zu können. Die Pflicht zur Ausstellung einer e-Rechnung wird stufenweise eingeführt. Dieser Beitrag erläutert die neuen Anforderungen nach § 14 UStG, die gängigen Formate XRechnung und ZUGFeRD sowie die praktische Umsetzung.
Die e-Rechnung ab 2025 -- Pflichten, Formate und Umsetzung
Die elektronische Rechnung (e-Rechnung) wird ab 2025 im deutschen B2B-Geschäftsverkehr zur Pflicht. Das Wachstumschancengesetz hat die umsatzsteuerlichen Rechnungsvorschriften in § 14 UStG grundlegend geändert und einen verbindlichen Zeitplan für die Einführung der e-Rechnung festgelegt. Für Unternehmen jeder Größe besteht Handlungsbedarf -- von der IT-Infrastruktur über die Buchhaltungsprozesse bis hin zu den Vertragsbeziehungen mit Geschäftspartnern.
Was ist eine e-Rechnung?
Der neue Rechnungsbegriff
Das Gesetz unterscheidet ab 2025 zwischen der elektronischen Rechnung und der sonstigen Rechnung:
Elektronische Rechnung (e-Rechnung): Eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen oder mit ihr interoperabel sein.
Sonstige Rechnung: Alle Rechnungen, die nicht die Anforderungen an eine e-Rechnung erfüllen -- einschließlich der bisherigen PDF-Rechnung und der Papierrechnung.
Wichtig: Eine einfache PDF-Datei, die per E-Mail verschickt wird, gilt nicht als e-Rechnung im Sinne des neuen Gesetzes. Es fehlt das strukturierte Datenformat, das eine automatische maschinelle Verarbeitung ermöglicht.
Anforderungen an das Format
Eine e-Rechnung muss folgende Kriterien erfüllen:
- Strukturiertes Datenformat: Die Rechnungsdaten müssen in einem standardisierten XML-Format vorliegen
- EN 16931-Konformität: Das Format muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung entsprechen
- Maschinelle Verarbeitbarkeit: Die Daten müssen ohne manuelle Eingaben automatisch verarbeitet werden können
- Vollständige Pflichtangaben: Alle nach § 14 Abs. 4 UStG erforderlichen Angaben müssen im strukturierten Teil enthalten sein
Die gängigen Formate
XRechnung
Die XRechnung ist der deutsche Standard für die elektronische Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber. Es handelt sich um ein reines XML-Format, das ausschließlich strukturierte Daten enthält und nicht für die menschliche Lesbarkeit konzipiert ist.
Merkmale:
- Reines XML-Format (kein visuelles Dokument)
- Vollständig EN 16931-konform
- Seit 2020 Standard für Rechnungen an den Bund und seit 2023 für die meisten Länder und Kommunen
- Eigene Visualisierung erforderlich (z. B. über einen XRechnung-Viewer)
- Besonders geeignet für vollautomatische Verarbeitung in ERP-Systemen
ZUGFeRD (ab Version 2.0)
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides Format, das eine maschinenlesbare XML-Datei in ein menschenlesbares PDF-Dokument einbettet. Ab Version 2.0 ist ZUGFeRD mit der europäischen Norm EN 16931 kompatibel.
Merkmale:
- PDF/A-3-Dokument mit eingebetteter XML-Datei
- Sowohl maschinen- als auch menschenlesbar
- Profile mit unterschiedlichem Detailgrad: Minimum, Basic, Comfort, Extended, XRechnung
- Besonders geeignet für Unternehmen, die sowohl automatische als auch manuelle Verarbeitung benötigen
- Das Profil XRechnung innerhalb von ZUGFeRD ist vollständig EN 16931-konform
Hinweis: Nur die ZUGFeRD-Profile, die der EN 16931 entsprechen (insbesondere die Profile Comfort, Extended und XRechnung), erfüllen die Anforderungen an eine e-Rechnung. Die Profile Minimum und Basic reichen hierfür in der Regel nicht aus.
Der Zeitplan: Stufenweise Einführung
Ab 1. Januar 2025: Empfangspflicht
Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmer im B2B-Bereich in der Lage sein, e-Rechnungen im strukturierten Format zu empfangen. Diese Pflicht gilt unabhängig von der Unternehmensgröße und betrifft auch Kleinunternehmer.
Praktisch bedeutet das: Jedes Unternehmen benötigt spätestens ab diesem Zeitpunkt die technische Infrastruktur, um e-Rechnungen empfangen, lesen und archivieren zu können.
Übergangsregelungen für die Ausstellungspflicht
Die Pflicht zur Ausstellung von e-Rechnungen wird stufenweise eingeführt:
Bis 31. Dezember 2026: Sonstige Rechnungen (Papier, PDF) können weiterhin ausgestellt werden. E-Rechnungen in einem anderen Format als EN 16931 sind mit Zustimmung des Empfängers zulässig.
1. Januar 2027 bis 31. Dezember 2027: Unternehmer mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro müssen e-Rechnungen ausstellen. Kleinere Unternehmen dürfen weiterhin sonstige Rechnungen verwenden. EDI-Rechnungen, die nicht der EN 16931 entsprechen, bleiben mit Zustimmung des Empfängers zulässig.
Ab 1. Januar 2028: Alle inländischen Unternehmer müssen e-Rechnungen im B2B-Verkehr ausstellen. Die Übergangsregelungen laufen vollständig aus.
Ausnahmen von der e-Rechnungspflicht
Die e-Rechnungspflicht gilt nicht für:
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro (§ 33 UStDV)
- Fahrausweise (§ 34 UStDV)
- Rechnungen an Endverbraucher (B2C-Geschäfte)
- Steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG (z. B. Versicherungsleistungen, Grundstücksverkäufe)
Technische Umsetzung
Empfang von e-Rechnungen
Für den Empfang von e-Rechnungen benötigen Sie mindestens:
- Ein E-Mail-Postfach, das XML-Dateien und ZUGFeRD-PDFs empfangen kann
- Eine Möglichkeit zur Visualisierung von XRechnungen (z. B. XRechnung-Viewer, ELSTER-Viewer oder ein entsprechendes Buchhaltungsprogramm)
- Ein GoBD-konformes Archivierungssystem für die revisionssichere Aufbewahrung
Praxistipp: Richten Sie ein dediziertes E-Mail-Postfach für den Rechnungsempfang ein (z. B. rechnung@unternehmen.de). Dies erleichtert die automatische Weiterverarbeitung und vermeidet, dass e-Rechnungen im allgemeinen Posteingang untergehen.
Erstellung von e-Rechnungen
Für die Erstellung von e-Rechnungen haben Sie mehrere Möglichkeiten:
- ERP-System mit integrierter e-Rechnungsfunktion: Die meisten gängigen ERP-Systeme (SAP, DATEV, Lexware, sevDesk, Sage) bieten mittlerweile eine Funktion zur Erstellung von XRechnungen oder ZUGFeRD-Rechnungen
- Spezialisierte Rechnungssoftware: Dedizierte Tools wie Billomat, FastBill oder easybill unterstützen die e-Rechnungserstellung
- Kostenlose Online-Tools: Für kleinere Unternehmen bieten kostenlose Lösungen wie der KoSIT-XRechnung-Validator oder ZUGFeRD-Generatoren einen niedrigschwelligen Einstieg
- Steuerberater-Software: Wenn Ihr Steuerberater die Rechnungsstellung übernimmt, kann die Erstellung über dessen Software erfolgen
Integration in bestehende Prozesse
Die Einführung der e-Rechnung erfordert eine Anpassung der Buchhaltungsprozesse:
- Eingangsrechnungen: Automatische Extraktion der Rechnungsdaten aus dem XML-Format, Übertragung in die Buchführung, Freigabe-Workflows
- Ausgangsrechnungen: Erstellung im strukturierten Format, Übermittlung per E-Mail oder über ein Portal, Archivierung
- Aufbewahrung: Die e-Rechnung muss in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen oder erstellt wurde -- eine Konvertierung (z. B. Ausdruck einer XRechnung) genügt nicht den GoBD-Anforderungen
GoBD-konforme Archivierung
Die Aufbewahrungspflichten der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) gelten auch für e-Rechnungen:
- Aufbewahrungsfrist: 10 Jahre (§ 147 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3 AO)
- Unveränderbarkeit: Die Rechnung darf nach dem Empfang nicht verändert werden
- Vollständigkeit: Alle empfangenen und ausgestellten e-Rechnungen müssen aufbewahrt werden
- Nachvollziehbarkeit: Die Zuordnung von Rechnung zu Buchung muss jederzeit möglich sein
- Maschinelle Auswertbarkeit: Die strukturierten Daten müssen während der gesamten Aufbewahrungsfrist maschinell auswertbar bleiben
Wichtig: Die bloße Aufbewahrung eines ausgedruckten PDFs oder eines Screenshots genügt den GoBD-Anforderungen nicht. Die originale XML-Datei bzw. das ZUGFeRD-PDF müssen im elektronischen Original aufbewahrt werden.
Umsatzsteuerliche Auswirkungen
Vorsteuerabzug
Für den Vorsteuerabzug nach § 15 UStG müssen weiterhin alle Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG in der Rechnung enthalten sein. Die Finanzverwaltung wird voraussichtlich stärker als bisher auf die Vollständigkeit der strukturierten Daten achten, da die automatische Prüfung durch die Finanzbehörden technisch einfacher wird.
Meldesystem und Zukunftsausblick
Die e-Rechnungspflicht ist ein wichtiger Baustein für das geplante Meldesystem (E-Reporting), bei dem Rechnungsdaten in Echtzeit oder zeitnah an die Finanzverwaltung übermittelt werden sollen. Das Bundesfinanzministerium hat angekündigt, dieses System in den kommenden Jahren einzuführen. Die e-Rechnung schafft die technische Grundlage dafür.
Auf europäischer Ebene arbeitet die EU-Kommission mit der Initiative ViDA (VAT in the Digital Age) an einheitlichen Standards für die elektronische Rechnungsstellung und das E-Reporting. Die deutschen Regelungen stehen im Kontext dieser europäischen Harmonisierung.
Handlungsempfehlungen für Unternehmen
Sofort umzusetzen (bis Ende 2025)
- Empfangsfähigkeit herstellen: Stellen Sie sicher, dass Sie e-Rechnungen im XRechnung- und ZUGFeRD-Format empfangen und lesen können
- Archivierungssystem prüfen: Gewährleisten Sie die GoBD-konforme Aufbewahrung elektronischer Rechnungen
- Mitarbeiter schulen: Informieren Sie die Buchhaltung und das Rechnungswesen über die neuen Formate und Prozesse
Mittelfristig (2026)
- Erstellungsfähigkeit aufbauen: Wählen und implementieren Sie eine Lösung für die Erstellung von e-Rechnungen
- Prozesse anpassen: Integrieren Sie die e-Rechnung in Ihre Eingangs- und Ausgangsrechnungsprozesse
- Geschäftspartner informieren: Stimmen Sie sich mit Ihren Lieferanten und Kunden über die künftige Rechnungsübermittlung ab
Langfristig (ab 2027/2028)
- Vollständige Umstellung: Stellen Sie alle Ausgangsrechnungen im B2B-Bereich auf e-Rechnungen um
- Automatisierung ausbauen: Nutzen Sie die strukturierten Daten für eine durchgehende Automatisierung von der Rechnungsstellung bis zur Buchführung
- Meldesystem vorbereiten: Beobachten Sie die Entwicklung des geplanten Meldesystems und bereiten Sie sich auf die Echtzeit-Übermittlung von Rechnungsdaten vor
Besondere Herausforderungen für kleinere Unternehmen
Für kleinere Unternehmen und Freiberufler stellt die e-Rechnung eine besondere Herausforderung dar, da die vorhandene IT-Infrastruktur oft nicht auf die Verarbeitung strukturierter Datenformate ausgelegt ist.
Pragmatische Lösungsansätze:
- Cloud-basierte Buchhaltungssoftware: Moderne Cloud-Lösungen wie DATEV Unternehmen online, Lexware, sevDesk oder FastBill unterstützen die e-Rechnung und ermöglichen einen niedrigschwelligen Einstieg
- Zusammenarbeit mit dem Steuerberater: Viele Steuerberater bieten die Erstellung und Verarbeitung von e-Rechnungen als Dienstleistung an
- Branchenlösungen: Für bestimmte Branchen (Handwerk, Gastronomie, Gesundheitswesen) gibt es spezialisierte Softwarelösungen mit integrierter e-Rechnungsfunktion
Fazit
Die Einführung der verpflichtenden e-Rechnung ist eine der bedeutendsten Änderungen im deutschen Umsatzsteuerrecht der letzten Jahre. Sie betrifft alle Unternehmen im B2B-Bereich und erfordert Anpassungen in Technik, Prozessen und Organisation. Die Empfangspflicht ab 2025 und die stufenweise Ausstellungspflicht bis 2028 geben einen klaren Zeitrahmen vor.
Unternehmen, die frühzeitig handeln, profitieren von effizienteren Prozessen, geringerer Fehlerquote und einer zukunftssicheren Buchhaltungsinfrastruktur. Bei compleneo unterstützen wir Sie bei der Umsetzung der e-Rechnungspflicht -- von der Auswahl der geeigneten Software über die Anpassung Ihrer Buchhaltungsprozesse bis hin zur GoBD-konformen Archivierung. Sprechen Sie uns an.
