Modifier les statuts : quand faut-il passer devant un notaire ?

Principe : les modifications statutaires d'une GmbH requièrent une authentification notariale

Conformément au § 53 Abs. 2 GmbHG, la décision de modifier les statuts d'une GmbH doit faire l'objet d'une authentification notariale. Cette exigence de forme s'applique quelle que soit la partie des statuts concernée. La modification ne prend effet qu'avec l'inscription au registre du commerce (§ 54 Abs. 3 GmbHG).

Occasions typiques de modification des statuts

Dans la pratique, de nombreuses situations nécessitent une adaptation des statuts :

Changement de dénomination sociale

Lorsque la société souhaite changer de nom, il s'agit d'une modification statutaire nécessitant une authentification notariale. Avant la modification, la licéité du nouveau nom doit être vérifiée auprès de la IHK.

Transfert du siège

Le transfert du siège statutaire (et non du siège administratif) requiert une modification des statuts. Si seul le siège administratif est transféré tandis que le siège statutaire reste inchangé, une simple déclaration au registre du commerce suffit.

Modification de l'objet social

Si la société élargit ou modifie son domaine d'activité, l'objet social fixé dans les statuts doit être adapté.

Opérations sur le capital

Augmentation de capital (§ 55 GmbHG) : l'augmentation du capital social requiert l'authentification notariale de la décision d'augmentation. La souscription des nouvelles parts sociales s'effectue par déclarations de souscription authentifiées par notaire.

Réduction de capital (§ 58 GmbHG) : la réduction du capital social requiert également l'authentification notariale et est soumise à des exigences procédurales particulières (appel aux créanciers, délai d'attente).

Ajout ou modification de droits des associés

Les dispositions relatives aux droits de vote, à la répartition des bénéfices, aux clauses de non-concurrence, aux clauses d'agrément ou aux règles successorales relèvent des statuts et nécessitent une authentification notariale en cas de modification.

Prise de décision

Les décisions modificatives des statuts requièrent, conformément au § 53 Abs. 2 GmbHG, une majorité des trois quarts des voix exprimées, sauf si les statuts prévoient une majorité plus élevée. Pour certaines modifications (par exemple l'augmentation des obligations des associés), l'unanimité est requise.

Déroulement de l'authentification notariale

1. Préparation : les associés se mettent d'accord sur les modifications souhaitées. Le notaire reçoit les statuts en vigueur et les souhaits de modification.
2. Projet : le notaire rédige le projet de décision modificative ainsi qu'une version actualisée des statuts.
3. Rendez-vous d'authentification : lors du rendez-vous, l'assemblée des associés est consignée par procès-verbal, la décision modificative est adoptée et authentifiée par le notaire.
4. Inscription au registre du commerce : le notaire dépose électroniquement la modification statutaire auprès du registre du commerce. Une version refondue complète des statuts doit être jointe.
5. Inscription : la modification prend effet avec l'inscription au registre du commerce.

Cas particuliers sans obligation d'authentification

Tous les actes de droit des sociétés ne requièrent pas une modification des statuts :

• Nomination ou révocation de gérants : si les gérants ne sont pas nommément désignés dans les statuts, une décision des associés sous seing privé suffit (la déclaration au registre du commerce nécessite toutefois une légalisation notariale).
• Transfert du siège administratif : aucune modification des statuts n'est requise si le siège statutaire reste inchangé.
• Décisions d'affectation des bénéfices : sauf disposition contraire des statuts.

Cession de parts sociales

La cession de parts sociales d'une GmbH est également soumise à une exigence de forme notariale. Conformément au § 15 Abs. 3 GmbHG, la cession requiert une authentification notariale. Cela s'applique également à l'acte générateur d'obligations (contrat de vente de parts sociales), § 15 Abs. 4 GmbHG.

Coûts

Les frais notariaux pour les modifications statutaires sont calculés sur la base de la valeur de l'opération concernée. Celle-ci peut varier selon le type de modification :

• Modifications statutaires simples : 30 000 euros comme valeur standard (lorsqu'aucune valeur supérieure ne peut être déterminée)
• Augmentation de capital : le montant de l'augmentation comme valeur de l'opération
• Changement de dénomination ou d'objet social : en règle générale 30 000 euros

Pour une valeur d'opération de 30 000 euros, les honoraires au coefficient 2,0 pour l'authentification s'élèvent à environ 250 euros hors débours et TVA.