A principios de 2026 pueden destruirse numerosos documentos comerciales. Conozca los plazos de conservación aplicables, los documentos afectados y los aspectos a tener en cuenta.
Limpiar el archivo: ¿qué documentos pueden destruirse en 2026?
El inicio del año es el momento ideal para despejar archivadores y salas de archivo. Con la expiración de los plazos legales de conservación el 31 de diciembre del año anterior, numerosos documentos comerciales pueden ser destruidos. Pero hay que tener precaución: destruir documentos prematuramente conlleva el riesgo de multas significativas y desventajas fiscales. Conservarlos durante demasiado tiempo, por otro lado, desperdicia capacidad de almacenamiento y compromete recursos innecesariamente.
Este artículo le ofrece una visión sistemática de los plazos de conservación aplicables, le indica concretamente qué documentos puede destruir a partir del 1 de enero de 2026 y señala los errores más frecuentes.
Bases legales de las obligaciones de conservación
Las disposiciones clave
Las obligaciones de conservación para empresas se derivan esencialmente de dos normas:
- § 147 Abgabenordnung (AO): obligación de conservación de documentos con relevancia fiscal
- § 257 Handelsgesetzbuch (HGB): obligación de conservación para comerciantes
Ambas disposiciones prevén esencialmente dos plazos:
| Plazo | Se aplica a |
|---|---|
| 10 años | Justificantes contables, cuentas anuales, balances, inventarios, informes de gestión, balances de apertura, instrucciones de contabilización, documentos organizativos de la contabilidad |
| 6 años | Correspondencia comercial recibida y enviada, otros documentos con relevancia fiscal (cuando no se aplica el plazo de 10 años) |
Inicio del plazo de conservación
Un error frecuente se refiere al inicio del plazo. El plazo de conservación no comienza en la fecha del documento, sino al final del año natural en el que:
- se realizó el último asiento en el libro de comercio
- se elaboró el inventario, el balance o el informe de gestión
- se recibió o envió la carta comercial
- se creó el justificante contable
- se efectuó el registro
Ejemplo: una factura de fecha 15 de marzo de 2015 está sujeta al plazo de conservación de 10 años. Este comienza el 1 de enero de 2016 y finaliza el 31 de diciembre de 2025. La factura puede por tanto destruirse a partir del 1 de enero de 2026.
¿Qué documentos pueden destruirse a partir de 2026?
Documentos con plazo de conservación de 10 años
A partir del 1 de enero de 2026 puede destruir documentos con plazo de 10 años que procedan del año 2015 o anteriores (última contabilización/elaboración en 2015):
- Cuentas anuales y balances de 2015 y anteriores
- Justificantes contables (facturas, recibos, extractos bancarios, justificantes de gastos de representación) de 2015 y anteriores
- Inventarios de 2015 y anteriores
- Informes de gestión de 2015 y anteriores
- Instrucciones y diarios de contabilización de 2015 y anteriores
- Informes de caja y libros de caja de 2015 y anteriores
- Cuentas del mayor y extractos de cuentas de 2015 y anteriores
- Nóminas (como justificantes contables) de 2015 y anteriores
Documentos con plazo de conservación de 6 años
A partir del 1 de enero de 2026 pueden destruirse documentos con plazo de 6 años que procedan del año 2019 o anteriores:
- Correspondencia comercial (cartas comerciales) de 2019 y anteriores
- Ofertas y confirmaciones de pedido de 2019 y anteriores
- Pólizas de seguro (tras su vencimiento) de 2019 y anteriores
- Requerimientos de pago de 2019 y anteriores
- Contratos (tras su extinción) de 2019 y anteriores
- Documentación de préstamos (tras su reembolso) de 2019 y anteriores
- Expedientes de personal (tras la salida del empleado) de 2019 y anteriores
Excepción importante: auditorías fiscales en curso
Atención: mientras una auditoría fiscal haya sido anunciada o no se haya completado, los documentos afectados no pueden destruirse — incluso si el plazo de conservación ordinario ha expirado (§ 147 Abs. 2 AO). Lo mismo se aplica en caso de:
- Procedimientos de recurso en curso (oposición, demanda) en materia fiscal
- Liquidaciones fiscales provisionales — los documentos pueden seguir siendo relevantes
- Procedimientos penales tributarios o sancionadores
Plazos especiales y casos particulares
Documentos relacionados con bienes inmuebles
Para las facturas relativas a obras de construcción en bienes inmuebles se aplica un plazo de conservación de 2 años conforme al § 14b Abs. 1 Satz 5 UStG — también para particulares. Este plazo, no obstante, suele transcurrir paralelamente a plazos mercantiles y fiscales más largos.
Documentos de derecho laboral
Determinados documentos laborales están sujetos a plazos propios:
- Registros de jornada laboral: 2 años (§ 16 Abs. 2 ArbZG)
- Documentación del salario mínimo: 2 años (§ 17 Abs. 2 MiLoG)
- Documentos de protección de la maternidad: 2 años tras el parto
- Documentos de protección de menores trabajadores: hasta cumplir los 18 años
Documentos de seguridad social
Los justificantes y liquidaciones de cotizaciones a la seguridad social deben conservarse durante 5 años (§ 28f Abs. 1 SGB IV).
Documentos medioambientales y de responsabilidad por productos
Para determinada documentación medioambiental y de responsabilidad por productos pueden aplicarse plazos considerablemente más largos — en casos individuales hasta 30 años. Verifique cuidadosamente los requisitos específicos de su sector.
Archivado digital: requisitos GoBD
Principios de contabilidad ordenada en la era digital
Los GoBD (principios para la llevanza y conservación ordenadas de libros, registros y documentos en formato electrónico) del Ministerio Federal de Hacienda establecen requisitos claros para el archivado digital:
- Inalterabilidad: los documentos una vez archivados no deben poder ser modificados posteriormente
- Integridad: todos los documentos sujetos a conservación deben estar registrados
- Orden: los documentos deben estar archivados sistemáticamente y ser localizables
- Registro oportuno: los justificantes deben digitalizarse con prontitud tras su recepción
- Trazabilidad: todo el proceso de archivado debe estar documentado
Digitalización sustitutiva
Los documentos en papel pueden en principio ser archivados digitalmente y posteriormente destruidos, siempre que:
- El proceso de digitalización cumpla con los requisitos GoBD
- Se haya elaborado una documentación del procedimiento
- Las copias digitales sean visualmente idénticas (sin pérdida de calidad)
- Un sistema de control interno garantice la calidad de la digitalización
Excepción: determinados documentos deben conservarse en original, entre ellos las escrituras notariales, los balances de apertura (con firma manuscrita) y los documentos con valor probatorio.
Requisitos de los soportes de almacenamiento
- Archivado con valor probatorio: uso de sistemas de almacenamiento que excluyan modificaciones posteriores (p. ej., almacenamiento WORM)
- Copias de seguridad periódicas: concepto de copias de seguridad con redundancia geográfica
- Garantizar la legibilidad: los formatos de archivo deben permanecer legibles durante todo el plazo de conservación (se recomienda PDF/A)
- Control de acceso: solo las personas autorizadas pueden acceder a los documentos archivados
Lista de verificación práctica: su limpieza anual de archivos
Proceda de forma sistemática en la destrucción anual de documentos:
Paso 1: Preparación
- Compruebe si existen auditorías fiscales en curso o procedimientos tributarios
- Aclare si hay liquidaciones fiscales provisionales pendientes
- Identifique los documentos con plazos especiales
Paso 2: Revisión y clasificación
- Separe los documentos por plazo de conservación (6 años / 10 años)
- Respete el inicio del plazo correcto (fin del año de origen)
- Documente qué materiales se destruyen
Paso 3: Destrucción
- Utilice un servicio certificado de destrucción de documentos o una trituradora de nivel de seguridad P-4 o superior (DIN 66399)
- Para soportes de datos (discos duros, memorias USB): encargue la destrucción profesional de soportes de datos
- Elabore un protocolo de destrucción con la fecha, el tipo y el alcance de los documentos destruidos
Paso 4: Revisión de archivos digitales
- Revise también los sistemas de archivado electrónico en busca de fondos eliminables
- Observe las obligaciones de supresión del RGPD para datos personales cuya finalidad de conservación haya cesado
- Documente la supresión también en el ámbito digital
Conclusión: poner orden, pero con prudencia
La limpieza regular de sus archivos no es solo una cuestión de orden, sino también una obligación: el RGPD exige la supresión de datos personales una vez que ha cesado la finalidad de conservación. Al mismo tiempo, la destrucción prematura conlleva consecuencias fiscales.
Por ello, dedique tiempo una vez al año a una limpieza sistemática de archivos. Documente el proceso cuidadosamente y, en caso de duda, recurra a asesoramiento especializado.
compleneo le apoya en la implantación de procesos de archivado eficientes, la revisión de sus plazos de conservación y la transición a un archivado digital conforme a las GoBD. Contacte con nosotros — pondremos orden en su documentación.
