A partir del 1 de enero de 2025, todas las empresas nacionales están obligadas a poder recibir facturas electrónicas en formato estructurado. La obligación de emitir facturas electrónicas se introducirá de forma escalonada. Este artículo explica los nuevos requisitos según el § 14 UStG, los formatos habituales XRechnung y ZUGFeRD, así como la implementación práctica.
La factura electrónica obligatoria a partir de 2025 -- Obligaciones, formatos e implementación
La factura electrónica (e-Rechnung) será obligatoria en las transacciones B2B en Alemania a partir de 2025. La Ley de Oportunidades de Crecimiento (Wachstumschancengesetz) ha modificado fundamentalmente las normas de facturación del IVA en el § 14 UStG y ha establecido un calendario vinculante para la implantación de la factura electrónica. Las empresas de todos los tamaños deben actuar -- desde la infraestructura informática y los procesos contables hasta las relaciones contractuales con los socios comerciales.
¿Qué es una factura electrónica?
El nuevo concepto de facturación
A partir de 2025, la ley distingue entre la factura electrónica y la factura ordinaria:
Factura electrónica: Una factura emitida, transmitida y recibida en un formato electrónico estructurado que permite un procesamiento electrónico. El formato debe cumplir con la norma europea EN 16931 o ser interoperable con ella.
Factura ordinaria: Todas las facturas que no cumplen los requisitos de una factura electrónica, incluidas las facturas PDF habituales y las facturas en papel.
Importante: Un simple PDF enviado por correo electrónico no constituye una factura electrónica en el sentido de la nueva ley. Carece del formato de datos estructurado que permite el procesamiento automático.
Los formatos habituales
XRechnung
La XRechnung es el estándar alemán para la facturación electrónica a entidades públicas. Es un formato XML puro que contiene exclusivamente datos estructurados.
Características:
- Formato XML puro (sin documento visual)
- Totalmente conforme con la norma EN 16931
- Estándar para facturas federales desde 2020
- Requiere un visualizador dedicado
- Especialmente apto para el procesamiento completamente automatizado en sistemas ERP
ZUGFeRD (a partir de la versión 2.0)
ZUGFeRD es un formato híbrido que integra un archivo XML legible por máquina en un documento PDF legible por personas. A partir de la versión 2.0, ZUGFeRD es compatible con la norma EN 16931.
Características:
- Documento PDF/A-3 con archivo XML integrado
- Legible por máquina y por personas
- Perfiles con distinto nivel de detalle: Minimum, Basic, Comfort, Extended, XRechnung
- Especialmente apto para empresas que requieren procesamiento tanto automático como manual
Nota: Solo los perfiles de ZUGFeRD conformes con la EN 16931 (en particular los perfiles Comfort, Extended y XRechnung) cumplen los requisitos de factura electrónica.
El calendario: introducción escalonada
A partir del 1 de enero de 2025: obligación de recepción
A partir del 1 de enero de 2025, todas las empresas nacionales del sector B2B deben estar en condiciones de recibir facturas electrónicas en formato estructurado. Esta obligación se aplica con independencia del tamaño de la empresa.
Disposiciones transitorias para la obligación de emisión
Hasta el 31 de diciembre de 2026: Las facturas ordinarias (papel, PDF) pueden seguir emitiéndose.
Del 1 de enero de 2027 al 31 de diciembre de 2027: Las empresas con una facturación del ejercicio anterior superior a 800.000 euros deben emitir facturas electrónicas. Las empresas más pequeñas pueden seguir utilizando facturas ordinarias.
A partir del 1 de enero de 2028: Todas las empresas nacionales deben emitir facturas electrónicas en el ámbito B2B.
Excepciones
La obligación de factura electrónica no se aplica a:
- Facturas de pequeño importe hasta 250 euros
- Billetes de transporte
- Facturas a consumidores finales (transacciones B2C)
- Operaciones exentas de IVA según el § 4 nos. 8 a 29 UStG
Implementación técnica
Recepción de facturas electrónicas
Para recibir facturas electrónicas necesita como mínimo:
- Un buzón de correo electrónico capaz de recibir archivos XML y PDF ZUGFeRD
- Un medio de visualización de archivos XRechnung
- Un sistema de archivo conforme con los GoBD para la conservación probatoria
Creación de facturas electrónicas
Para crear facturas electrónicas dispone de varias opciones:
- Sistema ERP con funcionalidad de factura electrónica integrada
- Software de facturación especializado
- Herramientas gratuitas en línea para pequeñas empresas
- Software del asesor fiscal
Archivo conforme con los GoBD
Las obligaciones de conservación de los GoBD se aplican también a las facturas electrónicas:
- Plazo de conservación: 10 años
- Inalterabilidad: La factura no debe modificarse tras su recepción
- Integridad: Todas las facturas electrónicas recibidas y emitidas deben conservarse
- Trazabilidad: La asignación de la factura al asiento contable debe ser posible en todo momento
- Explotabilidad por máquina: Los datos estructurados deben permanecer explotables por máquina durante todo el período de conservación
Implicaciones en materia de IVA
Deducción del IVA soportado
Para la deducción del IVA soportado según el § 15 UStG, todas las menciones obligatorias según el § 14 apartado 4 UStG deben seguir constando en la factura. Se prevé que la administración tributaria preste mayor atención a la integridad de los datos estructurados.
Sistema de declaración y perspectivas futuras
La obligación de factura electrónica es un elemento clave del sistema de declaración (E-Reporting) previsto, en el que los datos de facturación se transmitirían en tiempo real o casi real a la administración tributaria. A nivel europeo, la iniciativa ViDA de la Comisión Europea trabaja en estándares armonizados.
Recomendaciones para las empresas
Inmediatamente (hasta finales de 2025)
- Asegurar la capacidad de recepción: Compruebe que puede recibir y leer facturas electrónicas en formato XRechnung y ZUGFeRD
- Revisar el sistema de archivo: Garantice la conservación conforme con los GoBD
- Formar a los empleados: Informe al equipo contable sobre los nuevos formatos y procesos
A medio plazo (2026)
- Desarrollar la capacidad de creación: Seleccione e implemente una solución para la creación de facturas electrónicas
- Adaptar los procesos: Integre la factura electrónica en sus flujos de facturas entrantes y salientes
- Informar a los socios comerciales: Coordine con sus proveedores y clientes la futura transmisión de facturas
A largo plazo (a partir de 2027/2028)
- Migración completa: Convierta todas las facturas salientes B2B en facturas electrónicas
- Ampliar la automatización: Aproveche los datos estructurados para una automatización integral
- Preparar el sistema de declaración: Siga la evolución del sistema de declaración en tiempo real previsto
Desafíos especiales para las pequeñas empresas
Para las pequeñas empresas y profesionales liberales, la factura electrónica representa un desafío especial, ya que la infraestructura informática existente a menudo no está diseñada para procesar formatos de datos estructurados.
Soluciones pragmáticas:
- Software contable en la nube: Las soluciones modernas ya soportan la factura electrónica
- Colaboración con el asesor fiscal: Muchos asesores fiscales ofrecen la creación y el procesamiento de facturas electrónicas como servicio
- Soluciones sectoriales: Existe software especializado con factura electrónica integrada para determinados sectores
Conclusión
La introducción de la factura electrónica obligatoria es uno de los cambios más significativos en el derecho alemán del IVA de los últimos años. Afecta a todas las empresas del sector B2B y requiere adaptaciones en tecnología, procesos y organización.
Las empresas que actúan tempranamente se benefician de procesos más eficientes, menores tasas de error y una infraestructura contable preparada para el futuro. En compleneo le acompañamos en la implementación de la obligación de factura electrónica -- desde la selección del software adecuado y la adaptación de sus procesos contables hasta el archivo conforme con los GoBD. Póngase en contacto con nosotros.
