Wenn der Bot die Steuererklärung macht : RPA in der Beratung

Wenn Software-Roboter Routinearbeit übernehmen

Die Steuerberatungsbranche steht vor einem fundamentalen Wandel. Während die Zahl der Mandanten steigt und die steuerrechtlichen Anforderungen immer komplexer werden, verschärft sich gleichzeitig der Fachkräftemangel. In dieser Situation verspricht Robotic Process Automation (RPA) eine Entlastung, die über klassische Digitalisierung hinausgeht: Software-Roboter, die regelbasierte Routinetätigkeiten übernehmen und so qualifizierte Mitarbeiter für die eigentliche Beratungsarbeit freisetzen.

Doch was kann RPA in der Steuerberatung tatsächlich leisten? Welche Prozesse eignen sich für die Automatisierung, und wo liegen die Grenzen? In diesem Beitrag geben wir einen praxisnahen Überblick über Einsatzszenarien, verfügbare Tools und die berufsrechtlichen Rahmenbedingungen.

Was ist Robotic Process Automation?

RPA bezeichnet den Einsatz von Software-Robotern (sogenannten Bots), die menschliche Interaktionen mit IT-Systemen nachahmen. Im Gegensatz zu klassischer Prozessautomatisierung arbeiten RPA-Bots auf der Benutzeroberfläche bestehender Anwendungen. Sie klicken, tippen, kopieren und fügen ein, als säße ein Mensch am Rechner. Der entscheidende Vorteil: Bestehende Systeme müssen nicht verändert oder durch Schnittstellen verbunden werden.

Für die Steuerberatung bedeutet das: Prozesse, die bisher manuell zwischen verschiedenen Programmen wie DATEV, Excel, ELSTER und E-Mail-Programmen abliefen, können von Bots ausgeführt werden, ohne dass die IT-Infrastruktur der Kanzlei grundlegend umgebaut werden muss.

Welche Prozesse lassen sich automatisieren?

Datenerfassung und Belegverarbeitung

Der größte Zeitfresser in vielen Kanzleien ist die manuelle Erfassung von Belegen und deren Zuordnung zu Buchungskonten. RPA-Bots können Rechnungsdaten aus PDF-Dokumenten extrahieren, mit Stammdaten abgleichen und in die Buchhaltungssoftware übertragen. In Kombination mit Optical Character Recognition (OCR) und maschinellem Lernen werden die Ergebnisse dabei stetig besser. Die DATEV Automatisierungsservices Rechnungswesen nutzen bereits KI-basierte Buchungsvorschläge, die mit jeder Korrektur durch den Anwender dazulernen.

Kontenabstimmung und Plausibilitätsprüfungen

Die regelmäßige Abstimmung von Bankkonten, Debitorenkonten und Kreditorenkonten mit den gebuchten Werten ist ein klassischer RPA-Kandidat. Bots können systematisch Abweichungen identifizieren, Differenzlisten erstellen und nur die tatsächlich klärungsbedürftigen Fälle dem Sachbearbeiter vorlegen. Das spart nicht nur Zeit, sondern erhöht auch die Prüfungsqualität.

Umsatzsteuer-Voranmeldungen und Meldewesen

Die Erstellung von Umsatzsteuer-Voranmeldungen, Zusammenfassenden Meldungen und weiteren Meldepflichten folgt klaren Regeln. RPA-Bots können die relevanten Daten aus der Buchhaltung zusammentragen, in die ELSTER-Formulare übertragen und den Versand vorbereiten. Die finale Freigabe verbleibt beim Steuerberater, doch der manuelle Aufwand reduziert sich um bis zu 80 Prozent.

Mandantenkommunikation und Fristenmanagement

Automatisierte Erinnerungen an fehlende Unterlagen, die systematische Überwachung steuerlicher Fristen und die Dokumentation des Mandantenkontakts in der Kanzleisoftware lassen sich mit RPA effizient abbilden. Dies reduziert das Risiko von Fristversäumnissen, die gemäß § 46 Steuerberatungsgesetz (StBerG) zu berufsrechtlichen Konsequenzen führen können.

Reporting und Auswertungen

Betriebswirtschaftliche Auswertungen (BWA), Branchenvergleiche und individuelle Mandantenreports erfordern oft das Zusammenführen von Daten aus verschiedenen Quellen. RPA-Bots können diese Datenaggregation übernehmen und standardisierte Berichte erstellen, die der Steuerberater dann um seine fachliche Einschätzung ergänzt.

Tools und Plattformen im Überblick

UiPath

UiPath ist einer der weltweit führenden Anbieter für RPA-Lösungen. Die Plattform bietet einen visuellen Workflow-Designer, der auch ohne Programmierkenntnisse bedienbar ist. Für Steuerberatungskanzleien ist UiPath insbesondere durch die Kombination mit KI-Modulen interessant, die intelligente Dokumentenverarbeitung ermöglichen. Spezialisierte Anbieter wie Robotics First setzen auf UiPath als Basis für DATEV-spezifische Automatisierungslösungen.

Automation Anywhere

Automation Anywhere verfolgt einen Cloud-first-Ansatz und stellt seine Bots als Software-as-a-Service bereit. Die Plattform eignet sich besonders für Kanzleien, die keine eigene Serverinfrastruktur für RPA-Bots betreiben möchten. Die Integration mit gängigen Büroanwendungen ist ausgereift, und die Skalierung einzelner Automatisierungen gelingt unkompliziert.

DATEV-spezifische Lösungen

DATEV selbst treibt die Automatisierung seiner Produkte konsequent voran. Die DATEV Automatisierungsservices für das Rechnungswesen generieren KI-basierte Buchungsvorschläge auf Basis digitaler Eingangs- und Ausgangsrechnungen. Ergänzend bieten Drittanbieter wie robobee und Ebner Stolz spezialisierte RPA-Tools für steuerberatende Berufe an.

ROI-Analyse: Lohnt sich die Investition?

Die Kosten einer RPA-Einführung variieren erheblich. Für eine einzelne Prozessautomatisierung fallen typischerweise Lizenzkosten zwischen 5.000 und 15.000 Euro pro Jahr an, zuzüglich einmaliger Implementierungskosten. Dem steht ein erhebliches Einsparpotenzial gegenüber: Eine Studie von Deloitte zeigt, dass RPA in der Steuerberatung die Produktivität um bis zu 85 Prozent steigern, die Fehlerquote um 90 Prozent senken und die Kosten um bis zu 59 Prozent reduzieren kann.

Für eine mittelgroße Kanzlei mit 10 bis 20 Mitarbeitern rechnet sich die Investition in der Regel innerhalb von 6 bis 18 Monaten. Entscheidend ist die richtige Prozessauswahl: Hohe Volumina, klare Regeln und geringe Ausnahmedichte sind die besten Voraussetzungen für eine schnelle Amortisation.

Berufsrechtliche Rahmenbedingungen

Eigenverantwortliche Berufsausübung nach dem StBerG

Das Steuerberatungsgesetz verpflichtet Steuerberater zur eigenverantwortlichen, gewissenhaften und verschwiegenen Berufsausübung. Die Bundessteuerberaterkammer (BStBK) hat klargestellt, dass der Einsatz technischer Hilfsmittel grundsätzlich zulässig ist, solange die persönliche Verantwortung des Berufsträgers gewahrt bleibt. Das bedeutet: Automatisierung ist kein Ersatz für Berufsausübung. Der Steuerberater muss die automatisiert erstellten Ergebnisse prüfen, bewerten und verantworten.

Datenschutz und Verschwiegenheit

Beim Einsatz cloudbasierter RPA-Lösungen ist besondere Vorsicht geboten. Mandantendaten unterliegen dem steuerlichen Berufsgeheimnis nach § 57 Abs. 1 StBerG sowie den Anforderungen der DSGVO. Die Verarbeitung in Cloud-Umgebungen erfordert eine sorgfältige Prüfung der Auftragsverarbeitung und gegebenenfalls eine Datenschutz-Folgenabschätzung. Vorzuziehen sind Lösungen, die Mandantendaten ausschließlich in deutschen oder europäischen Rechenzentren verarbeiten.

Qualitätskontrolle als Pflicht

Die Berufsordnung der Steuerberater verlangt angemessene Qualitätssicherungsmaßnahmen. Beim Einsatz von RPA bedeutet dies: regelmäßige Kontrolle der Bot-Ergebnisse, dokumentierte Stichprobenprüfungen und ein definiertes Eskalationsverfahren für Fehler. Die BStBK empfiehlt in ihren FAQ zur KI im steuerberatenden Berufsstand einen strukturierten Umgang mit automatisierten Prozessen, der menschliche Aufsicht stets sicherstellt.

Limitationen: Was RPA nicht kann

So leistungsfähig RPA bei regelbasierten Aufgaben ist, so deutlich zeigen sich die Grenzen bei komplexen Sachverhalten. Folgende Bereiche erfordern weiterhin die Expertise des Steuerberaters:

• Steuergestaltung: Die Entwicklung optimaler Steuerstrukturen erfordert Kreativität, Erfahrung und eine ganzheitliche Betrachtung der Mandantensituation.
• Rechtliche Würdigung: Die Einordnung unklarer Sachverhalte und die Argumentation gegenüber der Finanzverwaltung sind genuiner Beratungsleistungen.
• Mandantenbeziehung: Vertrauen, Empathie und das Verständnis für die unternehmerische Gesamtsituation lassen sich nicht automatisieren.
• Ausnahmesituationen: Wenn der Sachverhalt von der Regel abweicht, stößt der Bot an seine Grenzen, und genau hier beginnt die Wertschöpfung des Beraters.

Die veränderte Rolle des Steuerberaters

RPA verändert nicht den Beruf, sondern die Tätigkeit. Steuerberater werden weniger Zeit mit Datenerfassung und Routinearbeiten verbringen und mehr Zeit für das haben, was ihre Mandanten am meisten schätzen: fundierte Beratung, strategische Steuerplanung und persönliche Betreuung. Die Kanzlei der Zukunft ist eine hybride Organisation, in der Mensch und Maschine ihre jeweiligen Stärken ausspielen.

Praktische Tipps für den Einstieg

1. Prozessaudit durchführen: Identifizieren Sie die zeitintensivsten Routineprozesse in Ihrer Kanzlei. Dokumentieren Sie jeden Schritt und fragen Sie: Ist dieser Schritt regelbasiert und wiederholbar?
2. Klein anfangen: Starten Sie mit einem einzelnen Prozess, etwa der automatisierten Bankbuchungsübernahme. Sammeln Sie Erfahrungen, bevor Sie skalieren.
3. Mitarbeiter einbeziehen: RPA ist kein Stellenabbau-Programm. Kommunizieren Sie offen, dass die Automatisierung die Mitarbeiter entlasten soll, nicht ersetzen.
4. Qualitätssicherung etablieren: Definieren Sie von Anfang an Kontrollmechanismen, Stichprobenraten und Eskalationswege.
5. Berufsrecht beachten: Stellen Sie sicher, dass die persönliche Verantwortung des Berufsträgers bei jedem automatisierten Prozess gewahrt bleibt.

Fazit

Robotic Process Automation ist kein Zukunftsthema mehr, sondern gelebte Praxis in fortschrittlichen Steuerberatungskanzleien. Die Technologie bietet ein erhebliches Potenzial zur Effizienzsteigerung, Fehlerreduktion und Mitarbeiterentlastung. Gleichzeitig bleibt der Steuerberater in seiner berufsrechtlichen Verantwortung unersetzlich. Der Schlüssel liegt in der richtigen Balance: Automatisieren, was automatisierbar ist, und die gewonnene Zeit in qualitativ hochwertige Beratung investieren.

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