Elternzeit stellt Arbeitgeber vor vielfältige rechtliche Herausforderungen – von Antragsfristen über Kündigungsschutz bis hin zur Urlaubskürzung. Dieser Beitrag gibt einen umfassenden Überblick über die wichtigsten Pflichten und Gestaltungsmöglichkeiten.
Elternzeit und Elterngeld: Was Arbeitgeber wissen müssen
Die Geburt eines Kindes ist für Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ein freudiges Ereignis – für Sie als Arbeitgeber bedeutet sie zugleich eine Reihe rechtlicher Verpflichtungen. Von der korrekten Bearbeitung des Elternzeitantrags über den besonderen Kündigungsschutz bis hin zur Organisation von Vertretungslösungen: Die Anforderungen sind vielfältig und die Fehlerquellen zahlreich. Ein fundiertes Verständnis der gesetzlichen Regelungen schützt Sie vor kostspieligen Rechtsfehlern und trägt gleichzeitig zu einer mitarbeiterfreundlichen Unternehmenskultur bei.
Anspruch auf Elternzeit nach § 15 BEEG
Wer hat Anspruch?
Grundsätzlich haben alle Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer Anspruch auf Elternzeit, sofern sie mit dem Kind in einem gemeinsamen Haushalt leben und dieses selbst betreuen. Der Anspruch besteht unabhängig von der Art des Arbeitsverhältnisses – er gilt gleichermaßen für Vollzeit- und Teilzeitkräfte, befristet Beschäftigte, Auszubildende und geringfügig Beschäftigte. Auch Adoptiveltern und in bestimmten Fällen Großeltern können Elternzeit beanspruchen.
Dauer und Aufteilung
Die Elternzeit beträgt insgesamt bis zu 36 Monate pro Kind. Davon können bis zu 24 Monate zwischen dem dritten und dem achten Geburtstag des Kindes genommen werden. Die Elternzeit kann in bis zu drei Zeitabschnitte aufgeteilt werden. Eine weitergehende Aufteilung ist nur mit Zustimmung des Arbeitgebers möglich.
Beide Elternteile können die Elternzeit gleichzeitig oder nacheinander in Anspruch nehmen. Die Zeiten werden für jeden Elternteil separat berechnet – eine Übertragung zwischen den Elternteilen ist grundsätzlich nicht vorgesehen.
Antragsfristen und formelle Anforderungen
Die 7-Wochen- und 13-Wochen-Frist
Für die Anmeldung der Elternzeit gelten unterschiedliche Fristen, abhängig vom Zeitpunkt des gewünschten Beginns:
- 7 Wochen vor Beginn, wenn die Elternzeit vor dem dritten Geburtstag des Kindes beginnen soll
- 13 Wochen vor Beginn, wenn die Elternzeit zwischen dem dritten und achten Geburtstag genommen werden soll
Die Anmeldung muss schriftlich erfolgen – eine E-Mail genügt nicht, da das Schriftformerfordernis nach § 126 BGB eine eigenhändige Unterschrift verlangt. Gleichzeitig muss der Arbeitnehmer verbindlich erklären, für welche Zeiträume innerhalb der nächsten zwei Jahre Elternzeit genommen wird.
Rechtsfolgen bei verspäteter Anmeldung
Versäumt der Arbeitnehmer die Frist, verschiebt sich der Beginn der Elternzeit entsprechend. Die Elternzeit wird nicht rückwirkend gewährt. Als Arbeitgeber sollten Sie den Eingang der Anmeldung dokumentieren und den Empfang schriftlich bestätigen.
Kündigungsschutz nach § 18 BEEG
Umfang des Schutzes
Der besondere Kündigungsschutz beginnt frühestens 8 Wochen vor Beginn der Elternzeit (bei Elternzeit vor dem dritten Geburtstag) bzw. 14 Wochen vor Beginn (bei Elternzeit zwischen dem dritten und achten Geburtstag). Er besteht während der gesamten Elternzeit fort.
Während dieses Zeitraums ist eine Kündigung durch den Arbeitgeber grundsätzlich unzulässig. Dies gilt für ordentliche und außerordentliche Kündigungen gleichermaßen.
Ausnahmen mit behördlicher Zustimmung
In besonderen Ausnahmefällen kann die zuständige Aufsichtsbehörde die Kündigung für zulässig erklären. Solche Fälle liegen beispielsweise vor bei:
- Betriebsstilllegung ohne Weiterbeschäftigungsmöglichkeit
- Besonders schweren Pflichtverletzungen des Arbeitnehmers
- Existenzgefährdung des Betriebs bei Aufrechterhaltung des Arbeitsverhältnisses
Der Antrag auf Zulässigkeitserklärung muss bei der für den Arbeitsschutz zuständigen obersten Landesbehörde gestellt werden. Die Genehmigung wird nur restriktiv erteilt.
Teilzeitarbeit während der Elternzeit (§ 15 Abs. 5–7 BEEG)
Anspruch auf Teilzeit
Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer in Elternzeit haben unter bestimmten Voraussetzungen einen Anspruch auf Verringerung der Arbeitszeit. Die Voraussetzungen sind:
- Der Arbeitgeber beschäftigt in der Regel mehr als 15 Arbeitnehmer
- Das Arbeitsverhältnis besteht ohne Unterbrechung länger als sechs Monate
- Die gewünschte Arbeitszeit beträgt zwischen 15 und 32 Wochenstunden (seit September 2021 erhöht von 30 Stunden)
- Dem Anspruch stehen keine dringenden betrieblichen Gründe entgegen
Ablehnungsrecht des Arbeitgebers
Sie können den Antrag auf Teilzeit nur aus dringenden betrieblichen Gründen ablehnen. Die Ablehnung muss schriftlich und innerhalb von vier Wochen nach Zugang des Antrags erfolgen. Reagieren Sie nicht fristgerecht, gilt die Zustimmung als erteilt. Dokumentieren Sie Ihre Ablehnungsgründe sorgfältig, da diese im Streitfall gerichtlich überprüfbar sind.
Elterngeld, ElterngeldPlus und Partnerschaftsbonus
Überblick über die Leistungsarten
Obwohl das Elterngeld eine staatliche Leistung ist und nicht vom Arbeitgeber finanziert wird, sollten Sie die Grundzüge kennen, um Ihre Mitarbeiter kompetent informieren zu können:
- Basiselterngeld: 65–67 % des wegfallenden Nettoeinkommens, mindestens 300 Euro, höchstens 1.800 Euro monatlich, für bis zu 12 Monate (plus 2 Partnermonate)
- ElterngeldPlus: Halber Betrag des Basiselterngeldes, dafür doppelt so lange beziehbar; besonders attraktiv bei Teilzeitarbeit während der Elternzeit
- Partnerschaftsbonus: Vier zusätzliche Monate ElterngeldPlus, wenn beide Elternteile gleichzeitig 24–32 Wochenstunden arbeiten
Arbeitgeberbescheinigung
Als Arbeitgeber sind Sie verpflichtet, auf Verlangen eine Bescheinigung über das Arbeitsentgelt auszustellen, die der Arbeitnehmer für den Elterngeldantrag benötigt. Diese sollte das durchschnittliche Einkommen der letzten zwölf Monate vor der Geburt enthalten.
Zuschuss zum Mutterschaftsgeld
Für die Zeit des Mutterschutzes (in der Regel sechs Wochen vor und acht Wochen nach der Geburt) erhalten gesetzlich versicherte Arbeitnehmerinnen Mutterschaftsgeld von der Krankenkasse in Höhe von maximal 13 Euro pro Kalendertag. Die Differenz zum durchschnittlichen Nettoentgelt tragen Sie als Arbeitgeber als Zuschuss zum Mutterschaftsgeld gemäß § 20 MuSchG.
Dieser Zuschuss wird Ihnen über das U2-Umlageverfahren von der Krankenkasse erstattet. Achten Sie darauf, dass Sie am U2-Verfahren teilnehmen und die Erstattung fristgerecht beantragen.
Urlaubskürzung während der Elternzeit (§ 17 BEEG)
Kürzungsrecht des Arbeitgebers
Für jeden vollen Kalendermonat der Elternzeit können Sie den Jahresurlaubsanspruch um ein Zwölftel kürzen. Diese Kürzung erfolgt jedoch nicht automatisch – Sie müssen die Kürzung dem Arbeitnehmer gegenüber ausdrücklich erklären. Versäumen Sie dies, bleibt der volle Urlaubsanspruch bestehen.
Resturlaubsübertragung
Nicht genommener Urlaub aus der Zeit vor der Elternzeit verfällt nicht. Er muss im laufenden oder im nächsten Urlaubsjahr nach Ende der Elternzeit gewährt und genommen werden. Endet das Arbeitsverhältnis während oder nach der Elternzeit, ist der Resturlaub abzugelten.
Rückkehr an den Arbeitsplatz
Beschäftigungsanspruch
Nach Ende der Elternzeit hat der Arbeitnehmer einen Anspruch auf Rückkehr zu den bisherigen Vertragsbedingungen. Es besteht allerdings kein Anspruch auf den identischen Arbeitsplatz – Sie sind lediglich verpflichtet, eine vertragsgemäße Beschäftigung anzubieten, die der arbeitsvertraglichen Vereinbarung entspricht.
Vorbereitung der Rückkehr
Planen Sie frühzeitig ein Rückkehrgespräch, idealerweise mehrere Wochen vor dem Ende der Elternzeit. Klären Sie dabei:
- Arbeitszeitwünsche und mögliche Teilzeitmodelle
- Einarbeitungsbedarf und Schulungen
- Organisatorische Veränderungen während der Abwesenheit
- Betreuungssituation und Flexibilitätsbedarf
Praktische Tipps für das HR-Management
Vertretungsplanung
- Prüfen Sie frühzeitig, ob eine befristete Ersatzeinstellung nach § 14 Abs. 1 Nr. 3 TzBfG in Betracht kommt
- Nutzen Sie die sachgrundlose Befristungsmöglichkeit nur subsidiär, da sie nicht mit dem Elternzeitvertreter kombinierbar ist, wenn bereits eine Vorbeschäftigung bestand
- Dokumentieren Sie den Sachgrund (Vertretung) im befristeten Arbeitsvertrag
Dokumentation und Fristen
- Legen Sie eine Checkliste für Elternzeitanträge an
- Notieren Sie alle relevanten Fristen: Beginn und Ende der Elternzeit, Kündigungsschutzfristen, Teilzeitanträge
- Archivieren Sie die schriftliche Elternzeitanmeldung in der Personalakte
- Erfassen Sie die Kürzung des Urlaubsanspruchs zeitnah im Personalsystem
Kommunikation
- Informieren Sie das Team rechtzeitig und transparent über die Vertretungsregelung
- Halten Sie während der Elternzeit den Kontakt zum abwesenden Mitarbeiter aufrecht, sofern gewünscht
- Bieten Sie Informationsveranstaltungen oder ein internes Merkblatt zu Elternzeit und Elterngeld an
Fazit
Die gesetzlichen Regelungen zur Elternzeit und zum Elterngeld sind komplex, aber bei sorgfältiger Beachtung gut handhabbar. Ein proaktives Elternzeitmanagement schützt Sie nicht nur vor rechtlichen Risiken, sondern stärkt auch Ihre Arbeitgebermarke. Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels kann eine familienfreundliche Unternehmenskultur ein entscheidender Wettbewerbsvorteil sein.
Das Team von compleneo berät Sie umfassend zu allen arbeitsrechtlichen Fragen rund um Elternzeit, Mutterschutz und Teilzeitansprüche – von der rechtssicheren Gestaltung Ihrer internen Prozesse bis zur Vertretung in arbeitsgerichtlichen Verfahren.
