Seit dem 1. Januar 2025 gilt die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich. ZUGFeRD, XRechnung, Übergangsfristen und praktische Umsetzung -- was Unternehmen jetzt wissen müssen.
Die E-Rechnungspflicht ist da -- und viele Unternehmen sind noch nicht bereit
Am 1. Januar 2025 ist sie in Kraft getreten: die obligatorische E-Rechnung für inländische B2B-Umsätze. Was auf den ersten Blick wie eine rein technische Umstellung wirkt, entpuppt sich in der Praxis als tiefgreifende Transformation kaufmännischer Prozesse. Viele kleine und mittelständische Unternehmen stehen vor erheblichen Herausforderungen -- von der Auswahl des richtigen Formats über die Integration in bestehende Buchhaltungssoftware bis hin zur Einhaltung der gesetzlichen Übergangsfristen.
Dieser Beitrag gibt einen umfassenden Überblick über die neue Rechtslage, die zugelassenen Formate, die Übergangsregelungen und liefert eine praxisorientierte Checkliste für die Umsetzung.
Gesetzliche Grundlage: § 14 UStG in neuer Fassung
Die Rechtsgrundlage findet sich im neu gefassten § 14 UStG, der durch das Wachstumschancengesetz vom 27. März 2024 geändert wurde. Nach § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG n.F. ist eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.
Entscheidend: Eine einfache PDF-Rechnung per E-Mail genügt diesen Anforderungen nicht. Das bloße Digitalisieren einer Papierrechnung ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Vielmehr muss die Rechnung maschinenlesbare, strukturierte Daten enthalten, die der europäischen Norm EN 16931 entsprechen.
Was ist eine "sonstige Rechnung"?
Der Gesetzgeber unterscheidet nunmehr zwischen der E-Rechnung und der sonstigen Rechnung. Letztere umfasst Papierrechnungen und einfache PDF-Dateien -- also alles, was nicht dem strukturierten elektronischen Format entspricht. Während der Übergangsfristen können sonstige Rechnungen unter bestimmten Voraussetzungen noch verwendet werden.
Zugelassene Formate: ZUGFeRD und XRechnung
Zwei Formate haben sich als Standard für die deutsche E-Rechnung etabliert:
XRechnung
Die XRechnung ist die nationale Umsetzung der europäischen Norm EN 16931. Sie basiert ausschließlich auf XML und ist damit rein maschinenlesbar. Im B2G-Bereich (Business-to-Government) ist sie bereits seit 2020 Pflicht für Rechnungen an Bundesbehörden. Ihre Stärke liegt in der vollständigen Automatisierbarkeit der Rechnungsverarbeitung.
ZUGFeRD
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) verfolgt einen hybriden Ansatz: Die Rechnung wird als PDF/A-3 mit eingebettetem XML-Datensatz übermittelt. Das bedeutet, dass die Rechnung sowohl menschenlesbar (als PDF) als auch maschinenlesbar (als XML) ist. Die aktuelle Version ZUGFeRD 2.3.3 bietet verschiedene Profile -- vom Basisprofil bis hin zum EN-16931-konformen Profil.
Welches Format wählen?
Für die meisten mittelständischen Unternehmen empfiehlt sich ZUGFeRD als pragmatischer Einstieg: Die PDF-Komponente ermöglicht es auch Empfängern ohne spezielle Software, die Rechnung zu lesen. Gleichzeitig erfüllt das eingebettete XML die gesetzlichen Anforderungen. Wer primär mit öffentlichen Auftraggebern arbeitet, sollte hingegen die XRechnung einsetzen.
Übergangsfristen: Der Zeitplan im Detail
Der Gesetzgeber hat ein gestuftes Modell der Übergangsfristen vorgesehen, das in § 27 Abs. 38 UStG geregelt ist:
Ab 1. Januar 2025: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Die Empfangspflicht gilt ausnahmslos -- ein einfaches E-Mail-Postfach genügt hierfür grundsätzlich.
Bis 31. Dezember 2026: Unternehmen dürfen weiterhin Papierrechnungen und sonstige elektronische Formate (z.B. einfache PDF) für den Versand verwenden. Die Zustimmung des Empfängers ist für sonstige elektronische Formate erforderlich.
Bis 31. Dezember 2027: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro dürfen weiterhin sonstige Rechnungen versenden. Für Unternehmen oberhalb dieser Schwelle greift die Versandpflicht bereits ab dem 1. Januar 2027.
Ab 1. Januar 2028: Die E-Rechnungspflicht gilt vollumfänglich für alle inländischen B2B-Umsätze -- unabhängig von der Unternehmensgröße.
Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 enthält weiterführende Erläuterungen zu den Übergangsregelungen und beantwortet zahlreiche Praxisfragen.
Technische Anforderungen und Softwareintegration
Die Umstellung auf E-Rechnungen erfordert Anpassungen in der IT-Infrastruktur. Folgende Aspekte sind zu beachten:
Empfang und Verarbeitung
Für den Empfang von E-Rechnungen genügt zunächst ein E-Mail-Postfach. Allerdings sollten Unternehmen zeitnah eine automatisierte Verarbeitung anstreben. Moderne ERP- und Buchhaltungssysteme bieten hierfür entsprechende Module:
- DATEV bietet mit der E-Rechnungsplattform eine umfassende Lösung für den Empfang, die Verarbeitung und den Versand von E-Rechnungen. Die Integration in DATEV Unternehmen online ermöglicht eine durchgehende digitale Prozesskette.
- Lexware hat seine Produkte ebenfalls um E-Rechnungsfunktionalitäten erweitert und unterstützt sowohl ZUGFeRD als auch XRechnung.
- SAP, Sage und weitere ERP-Anbieter bieten entsprechende Module und Schnittstellen an.
Erstellung und Versand
Für die Erstellung von E-Rechnungen stehen verschiedene Wege offen: integrierte Funktionen in der Buchhaltungssoftware, spezialisierte E-Rechnungsportale oder Konvertierungsdienste, die bestehende Rechnungen in das erforderliche Format überführen.
Archivierung
E-Rechnungen unterliegen den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD). Der strukturierte Teil der E-Rechnung muss revisionssicher und unveränderbar archiviert werden. Bei ZUGFeRD-Rechnungen bedeutet dies: Sowohl das PDF als auch das eingebettete XML müssen aufbewahrt werden.
Der europäische Kontext: Die ViDA-Richtlinie
Die deutsche E-Rechnungspflicht steht im Kontext des europäischen VAT in the Digital Age (ViDA)-Pakets, das am 11. März 2025 verabschiedet wurde. Ab dem 1. Juli 2030 wird die E-Rechnung für innergemeinschaftliche Transaktionen EU-weit verpflichtend. Deutschland nimmt mit seiner nationalen Regelung eine Vorreiterrolle ein.
Die ViDA-Richtlinie sieht zudem ein transaktionsbezogenes Meldesystem (Digital Reporting Requirements) vor, das langfristig die zusammenfassende Meldung ersetzen soll. Unternehmen, die jetzt in E-Rechnungsinfrastruktur investieren, schaffen damit die Grundlage für die kommenden EU-weiten Anforderungen.
Auswirkungen auf KMU: Herausforderungen und Chancen
Gerade für kleine und mittelständische Unternehmen stellt die Umstellung eine Herausforderung dar:
Herausforderungen
- Kosten: Investitionen in Software, Schulungen und Prozessanpassungen
- Know-how: Technisches Verständnis für Formate und Standards
- Prozessumstellung: Gewachsene Abläufe müssen angepasst werden
- Geschäftspartner: Koordination mit Kunden und Lieferanten bezüglich der Formatwahl
Chancen
- Effizienzgewinne: Automatisierte Rechnungsverarbeitung spart Zeit und reduziert Fehler
- Kostensenkung: Wegfall von Druck-, Porto- und Archivierungskosten für Papier
- Schnellere Zahlungen: Automatisierte Verarbeitung beschleunigt den Zahlungszyklus
- Zukunftssicherheit: Vorbereitung auf die EU-weite ViDA-Pflicht
Sanktionen bei Verstößen
Ein Verstoß gegen die E-Rechnungspflicht kann erhebliche Konsequenzen haben. Zwar sieht das UStG keine eigenständige Bußgeldvorschrift für die Nichtverwendung einer E-Rechnung vor. Allerdings kann eine nicht ordnungsgemäße Rechnung dazu führen, dass dem Rechnungsempfänger der Vorsteuerabzug versagt wird. Dies stellt faktisch eine erhebliche finanzielle Sanktion dar.
Darüber hinaus können Verstöße gegen die Aufbewahrungspflichten nach der Abgabenordnung (AO) geahndet werden. Eine mangelhafte Archivierung von E-Rechnungen kann im Rahmen einer Betriebsprüfung zu Hinzuschätzungen führen.
Praxischeckliste: So gelingt die Umstellung
- Bestandsaufnahme: Analysieren Sie Ihre aktuelle Rechnungseingangs- und -ausgangsverarbeitung
- Software prüfen: Klären Sie mit Ihrem Softwareanbieter, ob Ihre Buchhaltungslösung E-Rechnungen (ZUGFeRD/XRechnung) unterstützt
- Empfangsfähigkeit sicherstellen: Richten Sie mindestens ein dediziertes E-Mail-Postfach für den E-Rechnungsempfang ein
- Format wählen: Entscheiden Sie sich für ZUGFeRD oder XRechnung -- oder beides, je nach Kundenkreis
- Testlauf durchführen: Versenden und empfangen Sie Test-E-Rechnungen mit wichtigen Geschäftspartnern
- Archivierung anpassen: Stellen Sie sicher, dass Ihr Dokumentenmanagementsystem E-Rechnungen GoBD-konform archiviert
- Mitarbeiter schulen: Schulen Sie Ihr Buchhaltungsteam im Umgang mit den neuen Formaten und Prozessen
- Fristen beachten: Planen Sie die Umstellung rechtzeitig vor Ablauf der für Sie geltenden Übergangsfrist
- Steuerberater einbinden: Stimmen Sie die technische Umsetzung mit Ihrem Steuerberater ab, um die korrekte Übermittlung und Verarbeitung sicherzustellen
Fazit: Jetzt handeln, nicht abwarten
Die E-Rechnungspflicht ist keine ferne Zukunftsmusik, sondern geltendes Recht. Auch wenn die Übergangsfristen noch Spielraum lassen, sollten Unternehmen die Umstellung nicht auf die lange Bank schieben. Die technischen und organisatorischen Anforderungen erfordern Vorlauf -- und wer frühzeitig umstellt, profitiert auch frühzeitig von den Effizienzvorteilen der digitalen Rechnungsverarbeitung.
Bei compleneo unterstützen wir Sie bei der Umstellung auf die E-Rechnung -- von der steuerlichen Beratung über die Formatwahl bis zur Integration in Ihre bestehenden Prozesse. Sprechen Sie uns an.
