Betriebsausgaben mindern den Gewinn und damit die Steuerlast. Doch nicht alles, was betrieblich veranlasst erscheint, ist auch abzugsfähig. Unser Leitfaden klärt die wichtigsten Fragen.
Was sind Betriebsausgaben?
Betriebsausgaben sind nach § 4 Abs. 4 EStG Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind. Grundsätzlich gilt: Jede Ausgabe, die in einem wirtschaftlichen Zusammenhang mit dem Betrieb steht, ist abzugsfähig -- es sei denn, ein gesetzliches Abzugsverbot greift.
Vollständig abzugsfähige Betriebsausgaben
Personalkosten
Gehälter, Löhne, Sozialversicherungsbeiträge und betriebliche Altersvorsorge sind vollständig abzugsfähig. Bei Teamveranstaltungen ist die Freigrenze von 110 Euro je Teilnehmer nach § 19 Abs. 1 Nr. 1a EStG zu beachten.
Miete und Nebenkosten
Mietaufwendungen für betrieblich genutzte Räume sind in voller Höhe abzugsfähig. Bei gemischter Nutzung ist eine Aufteilung nach dem betrieblichen Nutzungsanteil erforderlich.
Material- und Warenkosten
Einkaufspreise für Waren, Rohstoffe und Verbrauchsmaterialien sind klassische Betriebsausgaben.
Beschränkt abzugsfähige Betriebsausgaben
Bewirtungskosten
Geschäftliche Bewirtungskosten sind nur zu 70 Prozent abzugsfähig (§ 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG). Der Nachweis erfordert einen maschinell erstellten Beleg mit Angabe von Ort, Datum, Teilnehmern und Anlass.
Geschenke an Geschäftsfreunde
Geschenke können nur abgezogen werden, wenn die Anschaffungskosten 50 Euro pro Empfänger und Wirtschaftsjahr nicht übersteigen (§ 4 Abs. 5 Nr. 1 EStG).
Häusliches Arbeitszimmer
Bildet das Arbeitszimmer den Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit, sind die tatsächlichen Kosten unbegrenzt abzugsfähig. Alternativ kann eine Pauschale von 1.260 Euro jährlich angesetzt werden.
Nicht abzugsfähige Betriebsausgaben
Gesetzliche Abzugsverbote
Nicht abzugsfähig sind Geldbußen und Geldstrafen (§ 4 Abs. 5 Nr. 8 EStG), die Gewerbesteuer, Aufwendungen für die Lebensführung (§ 12 Nr. 1 EStG) sowie Bestechungsgelder (§ 4 Abs. 5 Nr. 10 EStG).
Verdeckte Gewinnausschüttungen
Bei Kapitalgesellschaften können überhöhte Vergütungen an Gesellschafter als verdeckte Gewinnausschüttungen qualifiziert werden. Diese sind auf Ebene der Gesellschaft nicht abzugsfähig.
Dokumentationspflichten
Belegpflicht und Aufbewahrungsfristen
Für jede Betriebsausgabe muss ein Beleg vorhanden sein. Buchungsbelege sind gemäß § 147 AO zehn Jahre aufzubewahren. Bei elektronischen Belegen gelten zusätzliche Anforderungen nach den GoBD.
Fazit
Die korrekte Erfassung und Dokumentation von Betriebsausgaben ist Grundlage einer optimalen Steuerbelastung. Bei compleneo sorgen wir dafür, dass Sie alle zulässigen Betriebsausgaben geltend machen und gleichzeitig die steuerlichen Anforderungen erfüllen.
