Un contrôle fiscal par l'administration financière ne doit pas être source d'inquiétude. Avec une bonne préparation, vous maîtriserez le contrôle sereinement et éviterez des rappels coûteux.
Contrôle fiscal : pas de raison de paniquer
Un contrôle fiscal fait partie du quotidien de l'entreprise. Statistiquement, chaque entreprise de taille moyenne en Allemagne est contrôlée tous les dix à quinze ans, les grandes entreprises l'étant nettement plus fréquemment. L'essentiel n'est pas de savoir si un contrôle aura lieu, mais de savoir si vous y êtes bien préparé.
L'annonce d'un contrôle fiscal conformément au § 196 AO est généralement faite par écrit avec un préavis raisonnable. Mettez ce temps à profit pour organiser vos documents et éliminer les sources d'erreur typiques.
Les dix étapes de préparation les plus importantes
1. Lire attentivement l'ordonnance de contrôle
L'ordonnance de contrôle contient la période de contrôle, les types d'impôts à contrôler et le nom du vérificateur. Assurez-vous que toutes les informations sont correctes. Une période de contrôle erronée peut rendre l'ensemble du contrôle contestable.
2. Rassembler l'intégralité des documents comptables
Classez tous les justificatifs, relevés bancaires, factures et contrats par ordre chronologique. Les principes de bonne tenue de la comptabilité (GoBD) exigent une documentation sans faille. Les justificatifs manquants constituent l'un des points de critique les plus fréquents lors des contrôles fiscaux.
3. Vérifier la gestion de la caisse
La bonne tenue de la caisse est un sujet récurrent lors des contrôles fiscaux. Vérifiez vos livres de caisse en termes d'exhaustivité et de plausibilité. Depuis l'introduction du règlement sur la sécurité des caisses enregistreuses, des exigences renforcées s'appliquent aux systèmes de caisse électroniques.
4. Documenter les prix de transfert
Pour les relations commerciales avec des personnes liées ou des entreprises associées, les prix de transfert doivent respecter le principe de pleine concurrence conformément au § 1 AStG. Une documentation rigoureuse protège contre des estimations supplémentaires importantes.
5. Clarifier l'utilisation privée des actifs professionnels
L'utilisation privée de véhicules, téléphones ou biens immobiliers professionnels est un domaine de contrôle classique. Les carnets de bord doivent être tenus sans lacune et en temps voulu. Les méthodes forfaitaires alternatives selon la règle du 1 pour cent conformément au § 6 Abs. 1 Nr. 4 EStG doivent être correctement appliquées.
6. Vérifier les notes de frais de représentation
Les frais de représentation au titre du § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG ne sont déductibles qu'à 70 pour cent et sont soumis à des exigences formelles strictes. Chaque justificatif doit mentionner la date, les participants, le motif et le montant des dépenses.
7. Contrôler les provisions et les amortissements
Vérifiez que vos provisions sont conformes aux exigences du droit commercial et fiscal. Les amortissements doivent suivre les tableaux officiels d'amortissement. Les amortissements exceptionnels au titre du § 7g EStG nécessitent une documentation séparée des conditions requises.
8. Effectuer un rapprochement de la TVA
Rapprochez les déclarations préalables de TVA avec la déclaration annuelle et les documents comptables. Les écarts sont immédiatement repérés lors du contrôle et entraînent des demandes d'explication.
9. Tenir prêts les contrats de travail et les documents de paie
Lors des contrôles de l'impôt sur les salaires, les contrats de travail, les bulletins de salaire et les déclarations de sécurité sociale sont vérifiés. Les réglementations relatives aux mini-jobs et le paiement correct de l'impôt forfaitaire au titre du § 40a EStG méritent une attention particulière.
10. Impliquer votre conseiller fiscal rapidement
Informez votre conseiller fiscal immédiatement après réception de l'ordonnance de contrôle. Ensemble, vous pourrez identifier les points faibles potentiels et élaborer une stratégie pour le contrôle. Le conseiller fiscal peut également servir d'interlocuteur pour le vérificateur.
Comportement pendant le contrôle
Coopérez avec le vérificateur sans faire de concessions prématurées. Répondez aux questions de manière factuelle et précise. Les spéculations ou suppositions n'ont pas leur place dans un contrôle fiscal. En cas de doute, demandez un délai de réflexion et consultez votre conseiller.
Conclusion
Une préparation systématique est la clé d'un contrôle fiscal réussi. Celui qui tient ses documents en ordre et connaît les domaines de contrôle habituels peut aborder le contrôle avec sérénité. Chez compleneo, nous vous accompagnons dans la préparation et le suivi de votre contrôle fiscal — pour que vous puissiez vous concentrer sur votre cœur de métier.
