DATEV Unternehmen online está revolucionando la colaboración entre cliente y asesor fiscal. Nuestra guía le muestra paso a paso cómo utilizar la plataforma de forma óptima, desde la carga de documentos hasta el procesamiento automatizado de pagos.
Contabilidad digital con DATEV Unternehmen online: guía para clientes
La digitalización de la contabilidad ya no es un tema de futuro, es el presente. Sin embargo, muchas empresas siguen trabajando con documentos en papel, archivadores físicos y la carpeta mensual que viaja al asesor fiscal. DATEV Unternehmen online ofrece una plataforma madura que digitaliza todo el flujo documental y simplifica radicalmente la colaboración con la asesoría fiscal. Esta guía está dirigida a clientes que planean la transición o acaban de iniciarla.
¿Por qué DATEV Unternehmen online?
Las ventajas de un vistazo
DATEV Unternehmen online es la plataforma cloud para clientes de DATEV eG, desarrollada específicamente para la colaboración entre empresas y asesorías fiscales. Sus ventajas principales son:
- Acceso en tiempo real a todos los documentos y evaluaciones
- Trabajo independiente de la ubicación -- los documentos se pueden cargar desde cualquier lugar
- Procesamiento automatizado de documentos mediante reconocimiento óptico de caracteres (OCR)
- Archivo conforme a las normas de auditoría según las GoBD
- Integración fluida en el flujo de trabajo DATEV de la asesoría fiscal
- Reducción de fuentes de error mediante procesos automatizados
¿Para quién es adecuada la plataforma?
DATEV Unternehmen online es adecuada, en principio, para empresas de cualquier tamaño que colaboren con una asesoría fiscal que utilice DATEV. Se benefician especialmente:
- Pequeñas y medianas empresas con un volumen de documentos manejable
- Empresas con varias sedes o equipos que trabajan en remoto
- Empresas con alto volumen documental que desean reducir el flujo de papel
- Empresas en crecimiento que quieren establecer procesos escalables
Configuración e integración
Paso 1: registro y acceso
La configuración de DATEV Unternehmen online se realiza en coordinación con su asesoría fiscal. El proceso habitual:
- Su asesoría configura su acceso de cliente
- Usted recibe una aplicación DATEV SmartLogin o un acceso DATEV SmartCard para la autenticación segura
- Tras la activación, puede iniciar sesión en unternehmen-online.datev.de
Paso 2: configuración de las conexiones bancarias
Una de las mayores ganancias de eficiencia proviene de la recuperación automática de datos bancarios. Para ello, conecte sus cuentas empresariales con DATEV Unternehmen online:
- Son compatibles todos los bancos alemanes habituales a través de la interfaz FinTS/HBCI
- Los movimientos de cuenta se recuperan automáticamente a diario
- Opcionalmente, puede realizar el procesamiento de pagos directamente a través de la plataforma
Paso 3: configuración de tipos de documentos
Junto con su asesoría, determine qué tipos de documentos desea utilizar:
- Facturas de proveedores (acreedores)
- Facturas emitidas (deudores)
- Recibos de caja
- Otros documentos (contratos, extractos bancarios, etc.)
Digitalizar documentos: cómo hacerlo correctamente
Escaneo y fotografía
DATEV Unternehmen online ofrece varias formas de digitalizar documentos:
- Escáner de sobremesa: para grandes volúmenes de documentos, se recomienda un escáner con alimentador automático. DATEV ofrece DATEV Belegtransfer como herramienta de carga
- Aplicación DATEV Upload mobil: los documentos individuales se pueden fotografiar y cargar directamente con el smartphone
- Carga por correo electrónico: las facturas digitales en formato PDF se pueden enviar directamente por correo a una dirección de carga individual
Requisitos de calidad
Para que el reconocimiento automático de texto funcione de forma óptima, tenga en cuenta las siguientes indicaciones:
- Resolución suficiente: al menos 300 ppp al escanear
- Alineación recta: capture los documentos lo más rectos y completos posible
- Legibilidad: escanee los tickets de caja (papel térmico) lo antes posible, antes de que la impresión se desvanezca
- Archivos individuales: cada documento debe cargarse como un archivo independiente
Procesamiento conforme a las GoBD
Según los principios para la llevanza y conservación adecuada de libros (GoBD), los documentos digitalizados deben cumplir determinados requisitos. DATEV Unternehmen online le ayuda en este aspecto:
- Inalterabilidad: los documentos cargados se almacenan de forma segura para auditoría
- Registro: cada modificación queda documentada
- Documentación de procedimiento: DATEV proporciona un modelo de documentación de procedimiento que puede adaptarse a sus procesos
Conciliación automatizada de pagos
Cómo funciona la conciliación
Uno de los mayores aumentos de productividad de DATEV Unternehmen online reside en la conciliación automatizada de pagos:
- Los movimientos bancarios se asignan automáticamente a las facturas de proveedores y clientes cargadas
- El sistema aprende de sus asignaciones y se vuelve cada vez más preciso con el tiempo
- Las partidas abiertas se actualizan automáticamente
- Usted mantiene en todo momento una visión general de las facturas vencidas y del estado de pago
Procesamiento de pagos directamente desde la plataforma
Opcionalmente, puede realizar pagos directamente a través de DATEV Unternehmen online:
- Transferencias colectivas para varias facturas simultáneamente
- Pagos programados en la fecha de vencimiento
- Adeudos directos SEPA (siempre que disponga de un mandato de adeudo)
- Flujos de aprobación con principio de cuatro ojos para importes elevados
Intercambio digital de documentos con el asesor fiscal
El fin de la carpeta viajera
Con DATEV Unternehmen online, se elimina el transporte físico de documentos. En su lugar, usted y su asesoría trabajan sobre el mismo conjunto de documentos digitales:
- Usted carga los documentos; la asesoría los contabiliza directamente
- La asesoría le proporciona los informes (cuenta de resultados de gestión, balance de saldos, partidas abiertas) de forma digital
- Las consultas sobre documentos individuales se resuelven directamente sobre el documento mediante una función de comentarios
- Los documentos de cierre anual se intercambian y aprueban digitalmente
Evaluaciones en tiempo real
Una ventaja fundamental de la colaboración digital: usted tiene acceso oportuno a los informes de gestión:
- Cuenta de resultados de gestión (BWA): resumen mensual de pérdidas y ganancias
- Balance de sumas y saldos (SuSa): visión detallada de las cuentas
- Lista de partidas abiertas: resumen de cuentas a cobrar y a pagar pendientes
- Resumen de liquidez: previsión de cobros y pagos
La aplicación DATEV Upload mobil
Funciones de la aplicación
La aplicación gratuita DATEV Upload mobil (disponible para iOS y Android) le permite:
- Fotografiar documentos y cargarlos inmediatamente
- Asignar tipo de documento (factura de proveedor, recibo de caja, etc.)
- Añadir notas para el asesor fiscal
- Crear informes de gastos sobre la marcha
- Documentar gastos de viaje y presentarlos digitalmente
Consejos para el uso móvil
- Active la detección automática -- la aplicación reconoce automáticamente los bordes del documento
- Utilice buena iluminación y evite sombras sobre el documento
- Cargue los documentos sin demora -- así evitará acumulaciones
- Utilice el procesamiento por lotes para varios documentos seguidos
Configuración de flujos de aprobación
Digitalizar la aprobación de facturas
Para empresas con varios responsables de decisión, DATEV Unternehmen online ofrece flujos de aprobación digitales:
- Las facturas de proveedores se asignan automáticamente al aprobador responsable tras la carga
- El aprobador revisa y aprueba la factura digitalmente
- Tras la aprobación, la factura se marca para pago
- El principio de cuatro ojos queda documentado automáticamente
Configuración
La configuración de los flujos de aprobación se realiza en coordinación con su asesoría:
- Definición de los límites de aprobación (por ejemplo, aprobación del administrador a partir de 500 euros)
- Establecimiento de las reglas de suplencia
- Configuración de notificaciones para nuevas solicitudes de aprobación
Del papel a la contabilidad digital: la transición
Errores frecuentes en la transición
- Mantener la operación paralela demasiado tiempo: quien trabaja simultáneamente en digital y en papel duplica el esfuerzo. Establezca una fecha de corte clara
- No formar al personal: invierta en una breve formación para todos los implicados
- Carga incompleta: asegúrese de que todos los documentos se capturan digitalmente, no solo los importantes
- Falta de documentación de procedimiento: las GoBD exigen una documentación de sus procesos digitales
Consejos para una transición fluida
- Comience con el nuevo ejercicio fiscal o un nuevo trimestre
- Empiece por las facturas de proveedores -- aquí es donde la ganancia de eficiencia es mayor
- Establezca una rutina fija: escaneo diario o día de carga semanal
- Aproveche las ofertas de formación de DATEV y de su asesoría
- Prevea un período de transición de 2-3 meses durante el cual se familiarizará con los nuevos procesos
Ahorro de tiempo y costes en la práctica
La experiencia demuestra que las empresas logran importantes ganancias de eficiencia al pasar a DATEV Unternehmen online:
- 30-50 % menos de tiempo en el procesamiento de documentos
- Eliminación de los tiempos de transporte de las carpetas viajeras
- Cierres mensuales más rápidos gracias al procesamiento oportuno de documentos
- Menor tasa de error gracias a la conciliación automatizada
- Mejor gestión de la liquidez gracias a datos bancarios actualizados a diario
- Reducción de costes de papel y archivo
Conclusión
DATEV Unternehmen online es mucho más que una herramienta contable: es la base de una colaboración moderna y eficiente entre su empresa y su asesoría fiscal. La transición requiere una cierta inversión inicial en configuración y familiarización, pero se amortiza rápidamente gracias al ahorro de tiempo, la mejora en la calidad de los datos y la mayor rapidez en los informes.
En compleneo acompañamos a nuestros clientes en la transición a DATEV Unternehmen online, desde la configuración inicial, pasando por la formación, hasta la optimización de los procesos continuos. Contáctenos si desea llevar su contabilidad al siguiente nivel.
